کارمند اداری

یک روز کاری کارمند اداری

به‌عنوان یک کارمند اداری، باید بتوانید امور مختلفی مانند انجام مکالمات تلفنی، تایپ و پر کردن فرم‌های اداری را به‌خوبی انجام دهید. معمولا یک روز کاری کارمند دفتری با چک کردن ایمیل‌ها شروع می‌شود. کارمندان اداری می‌توانند در شرکت‌های خصوصی، سازمان‌های دولتی، مراکز آموزشی، ادارات، مراکز درمانی و حتی کارخانه‌ها مشغول به کار شوند. درنتیجه دست شما برای انتخاب صنعت و نوع محیط کاری کاملا باز است.

یک کارمند دفتری در طول روز معمولا با وسایل و ملزومات اداری مانند فکس، دستگاه کپی، زونکن، ماشین‌حساب، منگنه، پوشه و پانچ سروکار دارد. کارمندان اداری بخش زیادی از ساعات کاری در طول روز را به کار با کامپیوتر یا پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی اختصاص می‌دهند. این تماس‌های تلفنی ممکن است از طرف کارکنان سازمان یا از طرف مشتریان و سایرین باشند. بااین‌حال وظایف روزانه یک کارمند دفتری از یک شرکت ‌به ‌شرکت دیگر متفاوت است.

به‌عنوان ‌مثال در شرح شغل کارمند اداری در یک شرکت ساختمانی، انجام اموری مانند ایجاد فهرستی از سفارشات مشتریان و آماده‌سازی طرح‌های پیشنهادی به چشم می‌خورد؛ اما یک کارشناس اداری در یک سازمان حسابرسی، بیشتر روی تنظیم قرار ملاقات با مشتریان شرکت تمرکز می‌کند. کارمندان با بررسی ایمیل‌ها، تقویم و حجم کاری انجام ‌شده، کارهایی را که باید در طول یک روز انجام دهند، اولویت‌بندی می‌کنند.

یک کارشناس امور اداری ممکن است برای پیگیری برخی از امور شرکت یا سازمان، با سایر کارمندان و کارکنان، جلسات کاری یا ملاقات حضوری داشته باشد. مدیریت پایگاه‌های داده شرکت و بررسی اسناد اداری به‌منظور اطمینان ‌یافتن از صحت و دقت آن‌ها، از دیگر وظایف یک کارمند دفتری است.

برخی از کارمندان باید گزارش‌های کاری خود را به مدیر اداری یا سرپرست قسمت خود ارائه کنند. این گزارش‌های کاری می‌توانند به شکل روزانه، هفتگی یا ماهانه باشند. در انتهای ساعات کاری، معمولا کارمندان با بررسی مجدد ایمیل‌ها، درخواست‌ها و نامه‌های موجود، برای انجام کارهای خود در روز کاری بعد برنامه‌ریزی می‌کنند.