منشی اداری - خانم

استخدام منشی و هماهنگ‌کننده کلینیک زیبایی
کلینیک زیبایی قوی سفید
کلینیک زیبایی قوی سفید جهت تکمیل تیم اجرایی خود، از خانم‌های توانمند، منظم، خوش‌برخورد و دارای تجربه مرتبط در کلینیک‌های زیبایی، پوست و مو یا مراکز درمانی برای همکاری تمام‌وقت در سمت «منشی و هماهنگ‌کننده کلینیک» دعوت به همکاری می‌نماید.

این موقعیت شغلی صرفاً منشی‌گری و پاسخگویی تلفنی نیست. فرد منتخب باید بتواند به‌عنوان مرکز هماهنگی امور روزانه کلینیک، ارتباط منظم و حرفه‌ای میان مراجعین، پزشکان، تکنسین‌ها، کال‌سنتر، مدیریت و سایر واحدهای کلینیک را برقرار و امور محوله را تا حصول نتیجه پیگیری نماید.

شرح وظایف
پذیرش حرفه‌ای و محترمانه مراجعین و مدیریت تجربه مراجعه حضوری
پاسخگویی حرفه‌ای، صبورانه و دقیق به تماس‌های تلفنی و پیام‌های مراجعین
نوبت‌دهی، تنظیم و کنترل برنامه روزانه پزشکان، خدمات و مراجعین
هماهنگی مستمر میان پزشکان، تکنسین‌ها، مراجعین، کال‌سنتر و مدیریت کلینیک
پیگیری منظم مراجعین قبل و بعد از مراجعه و اطمینان از انجام Follow-upهای تعیین‌شده
ثبت دقیق اطلاعات، سوابق تماس، نوبت‌ها و پیگیری‌ها در CRM یا نرم‌افزار مدیریت مراجعین
کنترل روزانه برنامه نوبت‌ها و پیشگیری از تداخل، تأخیر یا فراموشی امور
تماس با مراجعین برای تأیید، یادآوری یا تغییر نوبت
هماهنگی امور مرتبط با کاشت مو، کاشت ابرو و سایر خدمات زیبایی با واحدهای مربوطه
آشنایی کافی با خدمات کلینیک برای پاسخگویی اولیه صحیح و ارجاع سؤالات تخصصی پزشکی به پزشک یا مسئول مربوطه
هماهنگی با کال‌سنتر و پیگیری وضعیت مراجعین ارجاع‌شده
هماهنگی با ادمین شبکه‌های اجتماعی در مواردی که نیاز به انتقال اطلاعات، پیگیری درخواست مراجع یا هماهنگی با واحد مربوطه وجود دارد
ثبت و انتقال دقیق درخواست‌ها، شکایات و بازخوردهای مراجعین
تهیه گزارش‌های روزانه و دوره‌ای مورد نیاز مدیریت
انجام مکاتبات، امور اداری، بایگانی و مستندسازی مرتبط با فعالیت کلینیک
پیگیری امور محوله از سوی مدیریت تا حصول نتیجه و ارائه گزارش نهایی
رعایت کامل محرمانگی اطلاعات و تصاویر مراجعین

شرایط احراز الزامی
سابقه کار مرتبط در کلینیک زیبایی، پوست و مو، مطب یا مرکز درمانی
آشنایی مناسب با فضای کلینیک و فرآیند پذیرش و خدمات درمانی/زیبایی
آشنایی با خدمات رایج حوزه زیبایی و پوست و مو؛ آشنایی با کاشت مو و کاشت ابرو امتیاز ویژه محسوب می‌شود
فن بیان قوی و توانایی برقراری ارتباط مؤثر و محترمانه با مراجعین
توانایی تعامل حرفه‌ای با پزشکان و تیم درمان
پیگیری بالا و توانایی دنبال‌کردن چند موضوع به‌صورت همزمان تا رسیدن به نتیجه
نظم، دقت و مسئولیت‌پذیری بالا
توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی امور در محیط کاری پرتحرک
توانایی حفظ آرامش و برخورد حرفه‌ای در مواجهه با مراجع ناراضی یا شرایط پراسترس
تسلط مناسب به Word و Excel
آشنایی عملی با CRM، نرم‌افزارهای نوبت‌دهی یا سیستم‌های مدیریت مراجعین
توانایی ثبت دقیق اطلاعات و تهیه گزارش
روحیه کار تیمی و همکاری بین واحدی
ظاهر آراسته و رفتار حرفه‌ای متناسب با محیط کلینیک زیبایی
امکان همکاری تمام‌وقت و منظم

ویژگی‌های شخصیتی مورد انتظار فرد مناسب برای این جایگاه:

پیگیر است و کار نیمه‌تمام را رها نمی‌کند.
منتظر یادآوری مکرر مدیر نمی‌ماند.
از نظم و برنامه‌ریزی لذت می‌برد.
جزئیات را فراموش نمی‌کند و اطلاعات را دقیق ثبت می‌کند.
در شرایط شلوغ، اولویت‌ها را تشخیص می‌دهد.
شنونده خوبی است و با مراجعین با صبر و احترام صحبت می‌کند.
در ارتباط با پزشک، بیمار و همکار، لحن حرفه‌ای متناسب با موقعیت دارد.
در مواجهه با مشکل، به‌جای انتقال صرف مسئله، برای یافتن راه‌حل و پیگیری آن تلاش می‌کند.
محرمانگی اطلاعات مراجعین و کلینیک را جدی می‌گیرد.
قابلیت یادگیری سریع فرآیندها و نرم‌افزارهای جدید را دارد.

اولویت ویژه با متقاضیانی است که:

سابقه منشی‌گری یا هماهنگی در کلینیک زیبایی یا پوست و مو دارند.
تجربه کار با پزشکان و مراجعین خدمات زیبایی دارند.
سابقه هماهنگی همزمان چند پزشک، اتاق یا خدمت را دارند.
با CRM و سیستم‌های نوبت‌دهی به‌صورت عملی کار کرده‌اند.
با فرآیندهای کاشت مو، کاشت ابرو، تزریقات یا سایر خدمات زیبایی آشنا هستند.
در سوابق قبلی مسئولیت پیگیری مراجعین و هماهنگی بین واحدها را بر عهده داشته‌اند.
شرایط همکاری
جنسیت: خانم
نوع همکاری: تمام‌وقت
محل فعالیت: کلینیک زیبایی قوی سفید – تهران
امکان همکاری دانشجویی یا پاره‌وقت وجود ندارد.

نکته مهم برای متقاضیان

این موقعیت برای افرادی مناسب است که علاوه بر روابط عمومی خوب، نظم، دقت، پیگیری و توانایی هماهنگ‌کردن همزمان چند فعالیت را در خود می‌بینند.

اگر تجربه شما صرفاً محدود به پاسخگویی تلفنی یا منشی‌گری عمومی است و سابقه‌ای در محیط کلینیکی، درمانی یا زیبایی ندارید، این موقعیت شغلی احتمالاً متناسب با سوابق شما نخواهد بود.