مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

مسئول دفتر مدیرعامل
مجموعه ما جهت تکمیل کادر اداری خود، از بانوان منظم، مسئولیت‌پذیر و دارای روابط عمومی حرفه‌ای برای همکاری در جایگاه مسئول دفتر مدیرعامل دعوت به همکاری می‌نماید. مدیرعامل مجموعه خانم هستند.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها:
• برنامه‌ریزی، تنظیم و مدیریت تقویم کاری، جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های روزانه مدیرعامل.
• هماهنگی و برنامه‌ریزی جلسات مدیریتی، بین‌شرکتی و سازمانی.
• مدیریت تماس‌ها، مراجعات، مکاتبات و هماهنگی‌های داخلی و بیرونی دفتر مدیرعامل.
• تهیه و تنظیم نامه‌ها، ایمیل‌ها، گزارش‌ها، صورت‌جلسات و سایر مستندات موردنیاز.
• ثبت، ابلاغ و پیگیری مصوبات جلسات و دستورات مدیرعامل تا حصول نتیجه.
• پیگیری امور محوله از سوی مدیرعامل و ارائه گزارش منظم از وضعیت اقدامات.
• ایجاد هماهنگی موثر میان مدیرعامل، مدیران واحدها، شرکت‌های مرتبط و طرف‌های تجاری.
• ساماندهی، ثبت و بایگانی اسناد، قراردادها و اطلاعات دفتر مدیرعامل.
• نگهداری اسناد و اطلاعات محرمانه با رعایت کامل اصول حرفه‌ای.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی امور مربوط به جلسات، ماموریت‌ها، سفرها و برنامه‌های سازمانی مدیرعامل.
• کنترل و یادآوری زمان‌بندی جلسات، مهلت انجام امور و تعهدات مرتبط با دفتر مدیرعامل.
شرایط احراز:
• جنسیت: خانم
• حداقل 3 سال سابقه کاری مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار مدیرعامل یا امور اداری و اجرایی.
• آشنایی کامل با اصول مکاتبات رسمی، نامه‌نگاری اداری و تنظیم صورت‌جلسات.
• تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word، Excel و Outlook.
• توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و مدیریت هم‌زمان چند فعالیت.
• مهارت بالا در پیگیری امور و هماهنگی میان واحدهای مختلف.
• برخورداری از فن بیان مناسب و روابط عمومی قوی.
• توانایی نگارش متون رسمی و تهیه گزارش‌های مدیریتی.
• آشنایی متوسط با زبان انگلیسی و مکاتبات بازرگانی، مزیت محسوب می‌شود.
شایستگی‌های فردی:
• نظم، دقت و سرعت عمل بالا.
• رازداری و تعهد حرفه‌ای.
• مسئولیت‌پذیری و روحیه پیگیری مستمر.
• توانایی مدیریت شرایط پراسترس و موضوعات پیش‌بینی‌نشده.
• برخورد محترمانه، صبورانه و حرفه‌ای.
• آراستگی ظاهری و رعایت اصول رفتار سازمانی.
• توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران، کارکنان، مراجعان و طرف‌های تجاری.
• انعطاف‌پذیری، قدرت تصمیم‌گیری و توانایی حل مسئله.
• متقاضیانی که محل سکونتشان نزدیک به شرکت است، در اولویت هستند.