مسئول دفتر - خانم

ما در جستجوی یک همکار حرفه‌ای، منظم، دقیق و خوش‌برخورد هستیم که با مدیریت موثر امور اداری و ساماندهی فرآیندهای دفتری، نقش کلیدی در انسجام و پیشبرد اهداف روزانه مجموعه ایفا کند. اگر فردی مسئولیت‌پذیر، پیگیر و علاقه‌مند به رشد در یک محیط پویا هستید، جای شما در تیم ما خالی است.

شرح وظایف و مسئولیت‌های کلیدی:

1. هماهنگی اداری و ارتباطی و مدیریت تقویم: مدیریت برنامه‌های روزانه (تنظیم، پیگیری و یادآوری جلسات، تماس‌ها و قرارهای کاری)، مدیریت تقویم مدیریتی و هماهنگی زمان مدیر با مشتریان، کارمندان و جلسات بیرونی، برقراری ارتباط موثر بین مدیرعامل، مدیران ارشد و واحدهای مختلف و پیگیری امور محوله تا حصول نتیجه.
2. مکاتبات و بایگانی و کنترل ورودی/خروجی‌ها: انجام مکاتبات رسمی و اداری به زبان فارسی و انگلیسی، تهیه گزارش‌ها، نامه‌ها و مستندات مورد نیاز مدیریت، ثبت و ارجاع نامه‌ها، بسته‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و تماس‌ها، دریافت، ثبت، دسته‌بندی و بایگانی منظم (فیزیکی و دیجیتال) اسناد و مدارک محرمانه، حفظ نظم و محرمانگی اطلاعات و مکاتبات حساس.
3. پشتیبانی اجرایی، مالی، تدارکاتی و امور بیرونی: پذیرش و خوشآمدگویی حرفه‌ای به میهمانان و مشتریان، پاسخ‌گویی حرفه‌ای به تماس‌ها و مراجعان، مدیریت ارتباطات تلفنی و ایمیلی و پیگیری نظم عمومی فضای دفتر، مدیریت تدارکات اداری (بررسی اقلام مصرفی، ثبت نیازها، پیگیری خریدها و هماهنگی با خدمات یا انبار)، انجام امور اداری خارج از شرکت (مانند مراجعه به بانک، اداره، پست، دفاتر بیمه و سازمان‌ها) در صورت لزوم.
4. مدیریت تسک‌ها، پشتیبانی منابع انسانی و مشتریان: استفاده روزمره از نرم‌افزار میزیتو (Mizito) جهت پیشبرد پروژه‌ها و هماهنگی‌های تیمی، پیگیری ورود و خروج، مرخصی‌ها، تاخیرها و حضور و غیاب در سطح پایه، پشتیبانی از استخدام و Onboarding (هماهنگی مصاحبه‌ها، آماده‌سازی فرم‌ها و استقبال از نیروهای جدید)، پیگیری امور مشتریان و قراردادها (یادآوری تمدیدها، پیگیری امضاها، ثبت وضعیت قراردادها و پاسخ‌گویی اولیه به مشتری).

شرایط احراز و مهارت‌های مورد نیاز:

• تسلط کامل به مجموعه Microsoft Office (به‌ویژه Word و Excel) و اینترنت
• آشنایی با اصول نامه‌نگاری اداری، نگارش رسمی و فن بیان قوی
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند کار (Multi-tasking) و اولویت‌بندی وظایف
• ظاهر آراسته، پوشش رسمی و رفتار حرفه‌ای در محیط کار
• امانت‌دار، صادق و متعهد به حفظ محرمانگی اطلاعات مدیریتی

شرایط کاری و مزایا:

• ساعات کاری: شنبه تا چهارشنبه 8:00 الی 17:30 | پنج‌شنبه‌ها 8:00 الی 14:00
• محل کار: تهران، میدان شوش، ابتدای خیابان فداییان اسلام، مجتمع قصر بلور (مجتمع دارای پارکینگ اداری غیررایگان می‌باشد)
• مزایا: همکاری در محیط کاری حرفه‌ای و منظم، پرداخت دقیق حقوق و امکان رشد و ارتقای شغلی