کارشناس امور اداری (دبیرخانه و بایگانی اسناد)

مدیریت و ساماندهی فرآیند ثبت، گردش، پیگیری و بایگانی مکاتبات و اسناد اداری
دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات وارده و صادره و پیگیری پاسخ‌ها تا حصول نتیجه
تهیه، تنظیم و تایپ حرفه‌ای نامه‌ها، گزارش‌ها، صورتجلسات و سایر اسناد اداری
طبقه‌بندی، کدگذاری و نگهداری اصولی اسناد و مدارک به منظور دسترسی سریع و دقیق
ایجاد و نگهداری بایگانی فیزیکی و الکترونیکی و به‌روزرسانی مستمر آن
اسکن، کنترل، نام‌گذاری و ثبت الکترونیکی اسناد و مستندات
کنترل کامل بودن مدارک، نسخه‌ها و پیوست‌های مکاتبات پیش از بایگانی
تهیه و تنظیم فایل‌های اداری و گزارش‌های مورد نیاز مدیریت و واحدهای سازمان
انجام امور دبیرخانه، ثبت و پیگیری ارجاعات داخلی و هماهنگی مکاتبات بین واحدها
پاسخگویی و هماهنگی مراجعات و تماس‌های مرتبط با امور اداری
حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد و مکاتبات شرکت
همکاری با واحدهای مختلف شرکت در زمینه جمع‌آوری، ثبت و ساماندهی مستندات
انجام سایر امور اداری مرتبط که از سوی مدیر مربوطه محول می‌گردد

شرایط و مهارت‌های مورد نیاز:
حداقل مدرک تحصیلی دیپلم؛ ترجیحاً کاردانی یا کارشناسی در رشته‌های مرتبط
تسلط مناسب به Microsoft Word و Microsoft Excel
توانایی تایپ سریع و دقیق فارسی و انگلیسی
آشنایی با اصول مکاتبات اداری و دبیرخانه
توانایی کار با اسکنر، پرینتر، دستگاه کپی و تجهیزات اداری
دقت بالا، نظم و حساسیت در نگهداری اسناد
مسئولیت‌پذیری، پیگیری مناسب و توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه
روابط عمومی مناسب و توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیران و کارکنان
سابقه کار در امور دبیرخانه، بایگانی، امور اداری یا شرکت‌های پیمانکاری مزیت محسوب می‌شود

ویژگی‌های فردی مورد انتظار:
فردی منظم، دقیق، پیگیر، امانت‌دار، مسئولیت‌پذیر و دارای ظاهر و رفتار حرفه‌ای که توانایی کار با حجم بالای اسناد و مکاتبات را داشته باشد