ایجاد اولین تجربه حرفه‌ای بیمار از کلینیک، پاسخ‌گویی صحیح به تماس‌ها و مراجعات، ثبت دقیق اطلاعات، نوبت‌دهی درست و هدایت بیمار در مسیر تعریف‌شده کلینیک.
شرح وظایف
پاسخ‌گویی حرفه‌ای و محترمانه به تماس‌های ورودی
رعایت استاندارد مکالمه و اسکریپت‌های ارتباط با بیمار
شناخت اولیه خدمات کلینیک و ارائه توضیح صحیح و قابل فهم
کشف نیاز بیمار و هدایت مکالمه به سمت اقدام مناسب
ثبت دقیق و کامل لیدهای ورودی
تبدیل تماس‌های واجد شرایط به نوبت معاینه در صورت امکان
ثبت صحیح نوبت از نظر پزشک، تاریخ، ساعت، نوع مراجعه و مدت موردنیاز
مدیریت تغییر، جابه‌جایی، لغو و عدم مراجعه بیماران
انجام تماس‌های یادآوری طبق فرآیند کلینیک
ثبت نتیجه تماس‌ها و پیگیری‌ها
پذیرش حضوری بیمار و ثبت زمان ورود
مدیریت صف و انتظار بیماران
اطلاع‌رسانی مناسب در صورت تاخیر یا تغییر برنامه
تحویل صحیح بیمار به بخش درمان یا مشاور درمان
هماهنگی با دستیاران، مشاور درمان، صندوق و سایر بخش‌ها
ثبت و انتقال مسائل باز در زمان تحویل شیفت
رعایت استانداردهای رفتاری، پوشش و ادبیات حرفه‌ای
ثبت دقیق داده‌ها در فرم‌ها و Google Sheetهای مربوطه
شرکت در آموزش‌ها و ارزیابی‌های دوره‌ای کلینیک
اصلاح عملکرد بر اساس بازخورد و نتایج ارزیابی‌ها
 حفظ محرمانگی اطلاعات بیماران

شاخص‌های ارزیابی عملکرد پذیرش
کیفیت پاسخ‌گویی به تماس
رعایت اسکریپت مکالمه
صحت ثبت لید
صحت نوبت‌دهی
نرخ تبدیل تماس واجد شرایط به نوبت
انجام صحیح Reminder
مدیریت No-Show و لغوها
کامل بودن ثبت اطلاعات
کیفیت تحویل شیفت
مدیریت تجربه حضوری بیمار
دقت و تمرکز در ساعات شلوغ
میزان بهبود عملکرد بعد از آموزش و بازخورد

شرایط احراز
فن بیان خوب و صدای مناسب برای ارتباط تلفنی
ادبیات حرفه‌ای و محترمانه

 توانایی برقراری ارتباط موثر با بیمار
صبر و کنترل هیجان در تماس با بیمار ناراضی یا مضطرب
توانایی کار هم‌زمان با تلفن، سیستم و مراجعه حضوری
دقت بالا در ثبت اطلاعات
توانایی یادگیری اسکریپت‌ها و دستورالعمل‌ها
توانایی کار با کامپیوتر و Google Sheets
مسئولیت‌پذیری و پیگیری مناسب
توانایی کار تیمی
ظاهر و رفتار حرفه‌ای
ترجیحاً دارای سابقه پذیرش در کلینیک یا مراکز درمانی
 آمادگی برای شرکت در آموزش و ارزیابی منظم

ویژگی شخصیتی موردنظر
برای این جایگاه، لحن، شخصیت ارتباطی و آموزش‌پذیری به‌اندازه سابقه کاری اهمیت دارد. فرد باید بتواند حرفه‌ای، آرام، دقیق و با اعتمادبه‌نفس صحبت کند و از اجرای اسکریپت و استانداردهای ارتباطی استقبال کند.