مدیریت روزانه عملیات کلینیک، هماهنگی بین واحدها، نظارت بر اجرای صحیح فرآیندها، پیگیری شاخص‌های عملکرد و اطمینان از ارائه تجربه منظم و حرفه‌ای به بیمار.

شرح وظایف

• مدیریت و هماهنگی روزانه واحدهای پذیرش، درمان، مشاور درمان، صندوق، CRM، مدیا و سایر بخش‌های اجرایی
• نظارت بر اجرای صحیح فرآیندهای تعریف‌شده کلینیک و جلوگیری از دور زدن یا ناقص اجرا شدن آن‌ها
• کنترل کیفیت عملکرد پرسنل بر اساس شاخص‌های مشخص و گزارش‌های ثبت‌شده
• پیگیری اقدامات، وظایف و مصوبات جلسات تا حصول نتیجه
• بررسی روزانه مسائل عملیاتی کلینیک و رفع یا ارجاع سریع مشکلات
• مدیریت تاخیرها، ناهماهنگی‌ها، جابه‌جایی‌ها و مشکلات مرتبط با مسیر بیمار
• نظارت بر نظم، حضور، آمادگی و عملکرد نیروها
• همکاری در ارزیابی هفتگی شاخص‌های عملکرد پرسنل
• کنترل کامل بودن ثبت اطلاعات در Google Sheets و فرم‌های عملیاتی
• پیگیری پرونده‌ها و اقدامات باز بین واحدهای مختلف
• برگزاری یا مدیریت جلسات کوتاه روزانه و هفتگی با نقش‌های کلیدی
• تهیه گزارش مدیریتی منظم از وضعیت کلینیک، مشکلات، اقدامات انجام‌شده و موارد باز
• هماهنگی با پزشکان و مدیران برای حل مسائل اجرایی
• کنترل تجربه بیمار از زمان ورود تا خروج از کلینیک
• نظارت بر شکایات و نارضایتی بیماران و اطمینان از تعیین تکلیف آن‌ها
• همکاری با مدیر سیستم‌سازی برای اجرای فرآیندهای جدید، آموزش نیروها و اصلاح گلوگاه‌ها
• نظارت بر اجرای استانداردهای ارتباطی و رفتاری کارکنان با بیماران
• کنترل تحویل صحیح بیمار بین پذیرش، درمان، مشاور درمان و صندوق
• شناسایی خطاهای تکرارشونده و پیشنهاد اقدام اصلاحی
• جلوگیری از وابستگی فرآیندها به حافظه افراد و الزام ثبت اطلاعات و اقدامات

شاخص‌هایی که عملکرد مدیر داخلی با آن‌ها سنجیده می‌شود

• درصد انجام به‌موقع اقدامات و وظایف
• کاهش خطاهای تکرارشونده
• کامل بودن داده‌های عملیاتی
• کاهش تاخیرهای قابل پیشگیری
• کیفیت اجرای مسیر بیمار
• میزان تعیین تکلیف مسائل و پرونده‌های باز
• نظم عملکردی واحدها
• کیفیت گزارش‌دهی مدیریتی
• رضایت بیماران و کارکنان از نظم و هماهنگی داخلی

شرایط احراز

• سابقه مدیریت یا سرپرستی در کلینیک، مرکز درمانی یا مجموعه خدماتی
• توانایی بالا در مدیریت چند واحد به‌صورت هم‌زمان
• شخصیت پیگیر، منظم و نتیجه‌محور
• توانایی مدیریت تعارض و حل مسئله
• توانایی تصمیم‌گیری در شرایط شلوغ و پراسترس
• مهارت مناسب در ارتباط با پزشکان، پرسنل و بیماران
• توانایی کار با Excel یا Google Sheets
• توانایی گزارش‌نویسی و پیگیری وظایف
• دقت بالا در جزئیات
• مسئولیت‌پذیری و توانایی پاسخ‌گویی نسبت به نتیجه
• علاقه‌مند به کار در محیط ساختاریافته و مبتنی بر فرآیند
• توانایی یادگیری و اجرای دستورالعمل‌ها و سیستم‌های جدید
• ترجیحاً دارای سابقه کار در محیط درمانی یا دندانپزشکی

ویژگی شخصیتی موردنظر

ما دنبال فردی نیستیم که صرفاً «هماهنگ‌کننده» باشد؛ دنبال فردی هستیم که کار را تا نتیجه دنبال کند، از ثبت و گزارش فرار نکند، بتواند از نیروها مطالبه عملکرد کند و در عین حال ارتباط حرفه‌ای و محترمانه داشته باشد.