1. هدف شغل
انجام و هماهنگی امور اداری و دفتری شرکت، مدیریت مکاتبات و جلسات، ثبت و کنترل اطلاعات حضور و غیاب کارکنان و تهیه گزارش کارکرد ماهانه جهت بررسی و محاسبه حقوق و مزایا.
2. شرح وظایف و مسئولیت‌ها
الف) امور اداری و دفتری
انجام امور روزمره دفتر و حفظ نظم و آراستگی محیط اداری.
هماهنگی جلسات، تنظیم برنامه‌های کاری و پیگیری امور محوله از سوی مدیرعامل.
پاسخ‌گویی به تماس‌ها، مکاتبات و مراجعه‌کنندگان و ارجاع درخواست‌ها به واحدهای مربوطه.
تنظیم، ثبت، بایگانی و نگهداری اسناد و مکاتبات اداری.
پیگیری تامین ملزومات اداری و نیازهای عمومی دفتر.
هماهنگی بین واحدهای سازمانی برای پیشبرد امور اجرایی و اداری.
ب) حضور و غیاب و کارکرد کارکنان
ثبت، بررسی و کنترل اطلاعات حضور و غیاب کارکنان بر اساس سامانه یا گزارش‌های مربوطه.
بررسی و ثبت مرخصی‌های استحقاقی، استعلاجی، ساعتی و روزانه مطابق ضوابط شرکت.
ثبت و کنترل اضافه‌کاری، کسرکار، ماموریت و سایر موارد موثر بر کارکرد ماهانه کارکنان.
پیگیری تایید مرخصی‌ها، اضافه‌کاری‌ها و ماموریت‌ها از مدیران مربوطه و مقام مجاز.
بررسی مغایرت‌های کارکرد و پیگیری اصلاح اطلاعات با کارکنان و مدیران واحدها.
تهیه گزارش کارکرد ماهانه هر یک از کارکنان و کنترل نهایی اطلاعات پیش از ارسال برای محاسبه حقوق.
تنظیم و ارائه گزارش تاخیر، غیبت، کسری کار و اضافه‌کاری به مقام مسئول.
تشکیل و نگهداری سوابق حضور و غیاب و مستندات مربوط به کارکرد کارکنان.
رعایت محرمانگی اطلاعات پرسنلی و جلوگیری از ثبت تغییرات بدون مستندات یا تاییدهای لازم.
ج) گزارش‌دهی و هماهنگی
ارائه گزارش منظم از وضعیت امور اداری و کارکرد کارکنان به مقام مافوق.
همکاری با واحد منابع انسانی و مالی در تهیه اطلاعات موردنیاز برای محاسبه حقوق و مزایا.
پیگیری تکمیل اطلاعات کارکرد پیش از موعد بسته‌شدن کارکرد ماهانه.
انجام سایر امور مرتبط با جایگاه شغلی در چارچوب وظایف محوله.
3. شرایط احراز
حداقل کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مدیریت دولتی، مدیریت اداری، حسابداری یا رشته‌های مرتبط.
سابقه کاری: حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در امور اداری، دفتری یا کنترل کارکرد کارکنان.
سابقه عملی ثبت و کنترل حضور و غیاب و تهیه کارکرد ماهانه مزیت مهم محسوب می‌شود.
دانش و مهارت‌های تخصصی
تسلط به Excel برای تهیه گزارش کارکرد، محاسبات زمانی و کنترل اطلاعات.
آشنایی با سامانه‌های حضور و غیاب و ثبت مرخصی و اضافه‌کاری.
توانایی محاسبه و کنترل ساعات کارکرد، تاخیر، تعجیل، کسرکار و اضافه‌کاری.
آشنایی با اصول ثبت ماموریت، مرخصی و غیبت.
آشنایی کاربردی با قانون کار و مقررات مرتبط با ساعات کار، اضافه‌کاری و مرخصی.
توانایی تهیه گزارش‌های ماهانه و بایگانی مستندات پرسنلی.
آشنایی با Word و مکاتبات اداری.
4. شایستگی‌های رفتاری
دقت بالا در ثبت و محاسبات.
نظم، مسئولیت‌پذیری و پیگیری مستمر.
رازداری و امانت‌داری در نگهداری اطلاعات پرسنلی.
توانایی ارتباط موثر با کارکنان و مدیران.
مدیریت زمان و رعایت مهلت‌های تعیین‌شده.
توانایی شناسایی مغایرت‌ها و پیگیری رفع آن‌ها.