در صورت حاضر نشدن در جلسه مصاحبه استخدامی حتما کارفرما را مطلع کنید!

شرکت در جلسه مصاحبه استخدامی یکی از مراحل معمول پیدا کردن شغل است که زمان آن با هماهنگی کارفرما و کارجو تعیین می‌شود. گاهی ممکن است به دلیل پر شدن ظرفیت استخدامی، در آخرین دقایق جلسه مصاحبه توسط کارفرما کنسل شود. همانطور که می‌دانید تقریبا تمام کارفرمایان کنسل شدن جلسه مصاحبه را به کارجوها اطلاع می‌دهند. اما عدم حضور کارجویان در جلسه مصاحبه چه آدابی دارد؟

جلسه مصاحبه شغلی نوعی رابطه دوسویه است و کارجو هم می‌تواند آن را کنسل کند. شاید با خودتان فکر کنید، تنها با حاضر نشدن در جلسه مصاحبه، کارفرما متوجه عدم تمایلتان به همکاری می‌شود. اما درست این است که عدم حضورتان و دلیل آن را به کارفرما اطلاع دهید.

اما چگونه باید عدم حضور در جلسه مصاحبه کاری را به اطلاع کارفرما رساند و این کار چه آدابی دارد؟ با ادامه این مقاله و نحوه مناسب کنسل کردن یک مصاحبه کاری همراه باشید.

عدم حضور کارجویان در جلسه مصاحبه و اطلاع‌رسانی به کارفرما

علل عدم حضور کارجویان در جلسه مصاحبه می‌تواند شخصی (بیماری یا مشکل خانوادگی) و یا شغلی (پیدا کردن کار دیگر) باشد. فارغ از دلایل حاضر نشدن کارجوها، عدم حضور در جلسه مصاحبه باید از قبل به کارفرما اطلاع داده شود. لغو مصاحبه شغلی و عدم حضور کارجویان در جلسه مصاحبه، آن هم بدون اطلاع به کارفرما، رفتاری غیرحرفه‌ای و غیر مودبانه است. اما به عنوان کارجو این حق را دارید که جلسه را لغو کنید. پس باید از راه درست این کار را انجام دهید.

ارائه درخواست همکاری برای شرکت به این معنی است که تمایل دارید به عنوان یک هم گروه برای اهدافی مشترک با آن‌ها همکاری کنید. همانطور که می‌دانید داشتن روحیه همکاری تیمی و احترام متقابل، اصول اولیه شروع یک کار مشترک هستند. باید بتوانید این روحیه را از آغاز تا پایان همکاری‌تان حفظ کنید تا شخصیت حرفه‌ای و مقبولی در زمینه شغلی از خود نشان دهید.

ممکن است به خاطر بیماری خودتان یا یکی از اعضای خانواده، پیشامدی غیرمترقبه و حتی پیدا کردن شغلی جدید، در مرحله آخر از رفتن به جلسه مصاحبه شغلی منصرف شوید. در این مواقع باید موضوع لغو جلسه را به کارفرما اطلاع دهید. اطلاع‌رسانی این موضوع بیانگر شخصیت کاری حرفه‌ای، اخلاق‌مداری و اهمیت دادن به زمان کارفرما است.

مطلب مرتبط: مصاحبه خروج (Exit Interview) چیست؟

چطور جلسه مصاحبه شغلی را لغو کنیم؟

همانطور که گفته شد، عدم حضور کارجویان در جلسه مصاحبه دلایل مختلفی دارد. در لحظات آخر متوجه شدید که موقعیت شغلی پیشنهادی مناسب شما نیست؟ می‌خواهید به هر دلیلی زمان مصاحبه شغلی خود را تغییر دهید؟ برای هر یک از این سوالات پاسخ متفاوتی وجود دارد.

صرف نظر از شرایط اگر نمی‌توانید در جلسه مصاحبه حاضر شوید، تا آخرین دقایق برگزاری صبر نکنید و این موضوع را خیلی زود به کارفرما اعلام کنید. زمان بسیار ارزشمند است، ضمن اینکه ممکن است در آینده بخواهید با این کارفرما روابط کاری داشته باشید. پس باید شرایط را به بهترین نحو ممکن اداره کنید تا تصویر خوبی از خودتان در ذهن کارفرما ایجاد کنید.

اول با خودتان صادق باشید. واقعا این شغل را می‌خواهید یا خیر؟ اگر پاسختان مثبت است پس در هنگام اطلاع‌رسانی درخواست کنید تا زمان جدیدی برای مصاحبه با شما اختصاص دهند. در غیر این صورت، لغو جلسه را به صورت محترمانه و در وقت مناسب به آن‌ها اطلاع دهید.

در اسرع وقت اطلاع رسانی کنید

وقتی تصمیم به لغو مصاحبه گرفتید، باید در اسرع وقت با مدیر یا مسئول استخدام تماس بگیرید. این کار خصوصا اگر می‌خواهید مصاحبه را به زمان دیگری موکول کنید مهم است. در صورت امکان، سعی کنید مصاحبه استخدامی خود را حداقل 2 روز قبل لغو کنید. اطلاع دادن در زمان مناسب نشان دهنده احترام به زمان آن‌هاست و به روند برنامه‌ریزی مجدد کمک می‌کند.
بسته به نحوه ارتباط شما با مدیر استخدام، می‌توانید تماس بگیرید یا ایمیل ارسال کنید. اگر نیاز به لغو بدون اطلاع قبلی دارید، باید برای اطلاع رسانی در اسرع وقت تماس بگیرید. اگر با مصاحبه کننده از طریق ایمیل در ارتباط بوده‌اید، می‌توانید حداقل یک روز قبل از جلسه ایمیل ارسال کنید.

تماس تلفنی یا ایمیل زدن به مدیر واحد استخدامی

برای اطلاع‌رسانی در مورد عدم حضور کارجویان در جلسه مصاحبه و گزینش لازم نیست دلیل خاصی ارائه شود. تنها در پیامی مودبانه و کوتاه عدم حضورتان را اطلاع دهید. این کار دو دلیل دارد؛ اول اینکه نشانه اخلاق‌مداری شما است و در مرحله بعد شانس‌های آتی شما برای استخدام شدن در این شرکت را حفظ می‌کند.

برای نوشتن ایمیل درباره لغو جلسه مصاحبه می‌توانید از الگوی زیر استفاده کنید:

موضوع: نام شما- لغو جلسه مصاحبه

سلام؛

سرکار خانم/ جناب آقای (نام مدیر)

از تماس شما برای موقعیت شغلی (نام موقعیت شغلی) بسیار سپاسگزار هستم و از توجه شما قدردانی می‌کنم. اما لازم است که مصاحبه روز ….. در تاریخ ….. برای ساعت …. را لغو کنم.

من نمی‌توانم در جلسه مصاحبه شرکت کنم بنابراین از درخواست خود برای این موقعیت شغلی انصراف می‌دهم.

با تشکر

برای تماس تلفنی هم می‌توانید از همین روش استفاده کنید و در یک مکالمه کوتاه از کارفرما بخاطر پیشنهاد موقعیت شغلی تشکر نمایید.

درخواست تغییر زمان جلسه مصاحبه

اگر هنوز این موقعیت شغلی را می‌خواهید اما نمی‌توانید در زمان مقرر در جلسه مصاحبه حاضر شوید؛ از کارفرما درخواست کنید تا جلسه مصاحبه را مجددا برنامه‌ریزی کند. برای تغییر زمان نیازی به ارائه جزئیات زیاد نیست. فقط در جمله‌ای کوتاه و محترمانه به عنوان مثال بگویید: «به دلیل یک وضعیت خانوادگی غیرقابل پیش‌بینی نیاز به برنامه‌ریزی مجدد جلسه مصاحبه دارم». می‌توانید زمان و تاریخ جدیدی را هم پیشنهاد دهید. در صورت امکان کارفرما جلسه دیگری را برای شما در نظر می‌گیرد.

اگر می‌خواهید این موضوع را از طریق ایمیل اطلاع دهید، از نمونه ایمیل زیر استفاده کنید:

موضوع: نام شما- درخواست زمانبندی مجدد جلسه مصاحبه

مدیر محترم امور استخدامی؛

از فرصتی که برای دریافت موقعیت شغلی…. در اختیارم قرار دارید کمال تشکر را دارم. اما نمی‌توانم در جلسه مصاحبه شغلی روز…. در تاریخ…. ساعت…. شرکت کنم. آیا امکان برنامه‌ریزی مجدد زمان مصاحبه وجود دارد؟

برای سایر روزهای هفته آتی می‌توانم در مصاحبه شرکت کنم و در دسترس هستم.

از توجه شما بسیار سپاسگزارم.

به خاطر داشته باشید که تنها یک بار عدم حضور کارجویان در جلسه مصاحبه و لغو آن می‌تواند قابل قبول باشد. همینطور ممکن است در اولین مرتبه بتوانید زمانی جایگزین برای مصاحبه خود دریافت کنید. اما ارائه درخواست‌های مکرر پس از چند بار لغو جلسه رفتاری غیرحرفه‌ای است. همچنین می‌تواند مانع شکل‌گیری روابط دوستانه با شرکت (برای آینده کاری شما) شود.

اشتباهات رایجی که هنگام لغو مصاحبه باید از آن‌ها اجتناب کنید

زمانی که می‌خواهید مصاحبه شغلی خود را لغو کرده یا آن را دوباره برنامه‌ریزی کنید، از این اشتباهات رایج اجتناب کنید.

1. اطلاع‌رسانی نکردن

قانون شماره 1 هنگام لغو مصاحبه این است که به کارفرما اطلاع دهید. عدم اطلاع‌رسانی و پاسخ ندادن تماس‌های شرکت، پس از اینکه آن‌ها زمان و تلاش زیادی برای ارزیابی شما، بررسی رزومه، و شاید انجام مصاحبه غربالگری اولیه اختصاص دادند، رفتاری نامناسب و غیرحرفه‌ای است.

2. لغو یا زمانبندی مجدد در آخرین لحظه

بسیاری از مصاحبه‌کننده‌ها مشکلی با زمانبندی مجدد جلسه مصاحبه ندارند، اما باید بدانید که برنامه آن‌ها نیز احتمالا فشرده بوده و نیاز به برنامه‌ریزی قبلی دارند. در صورت نیاز به لغو یا زمانبندی مجدد، در اسرع وقت تماس بگیرید. این کار باعث می‌شود که آن‌ها بتوانند فرصتی برای مصاحبه بعدی شما پیدا کنند و یا در صورت لغو، شخص دیگری را برای مصاحبه در زمان تعیین شده برای شما دعوت کنند.
اگر واقعاً مجبور شدید در آخرین لحظه زمان مصاحبه را تغییر داده یا آن را لغو کنید، بهتر است تلفنی این موضوع را به اطلاع کارفرما رسانده و صمیمانه از این بابت عذرخواهی کنید.

3. ارائه دلایل مبهم یا غیر صادقانه

به عبارت دیگر، دروغ نگویید. عدم حضور کارجویان در جلسه مصاحبه می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد، اما مهم است که درباره دلایل خودتان صادق باشید.

4. توضیح بیش از حد

برای لغو یا برنامه‌ریزی مجدد جلسه مصاحبه، نیازی به توضیح بیش از حد نیست. کافی است دلایل اصلی و مهم خود را در کمال صداقت بیان کرده و از ارائه توضیحات اضافه در این مورد خودداری کنید. 

5. خراب کردن پل‌های پشت سر

در نهایت، حتی اگر صددرصد مطمئن هستید که نمی‌خواهید به مصاحبه‌ای در شرکت مورد نظر بروید، خوب است که پل‌های پشت سرتان را خراب نکنید. به هر حال، شما برای موقعیت شغلی این شرکت درخواست داده و به عنوان یک کاندیدای برتر در نظر گرفته شدید.
ممکن است ماه‌ها یا سال‌ها بعد برای کاریابی و استخدام در یک موقعیت متفاوت در همان شرکت درخواست دهید، و در این شرایط بهتر است تصویر خوبی از خود ارائه داده باشید.
بنابراین، علاوه بر اینکه عدم حضور در جلسه را به موقع و محترمانه به اطلاع شرکت می‌رسانید، خوب است که با افراد منابع انسانی آن شرکت در لینکدین در ارتباط باشید.

سخن آخر

لغو یک‌طرفه و عدم حضور کارجویان در جلسه مصاحبه بدون اطلاع قبلی، رفتاری غیرحرفه‌ای و غیرمودبانه است. اگر به عنوان یک کارجو می‌خواهید در زمینه کاری خود پیشرفت کنید باید از همین ابتدا قوانین حرفه‌ای آن را رعایت کنید. فرقی نمی‌کند که چرا تصمیم به لغو جلسه مصاحبه خود گرفته‌اید. این حق را به کارفرما بدهید که از موضوع مطلع شده و با توجه به زمانبندی خود فرد مناسب دیگری را جایگزین شما کند. برای لغو جلسه مصاحبه می‌توانید از روش‌های مختلفی مثل تماس تلفنی یا ارسال ایمیل اطلاع‌رسانی به کارفرما استفاده کنید.

اگر هم به خاطر مشکلاتی نظیر بیماری و… نمی‌توانید در جلسه مصاحبه حاضر شوید، موضوع را اطلاع دهید. شاید کارفرما بتواند یک جلسه مصاحبه جدید را برای شما برنامه‌ریزی کند. این نوع برخورد، رفتاری حرفه‌ای و محترمانه از شما به نمایش می‌گذارد که رمز موفقیت‌تان در پیشرفت‌های آینده خواهد بود.