چگونه بازخورد درست، می‌تواند به بهبود عملکرد کارکنان کمک کند؟

دریافت و ارائه بازخورد (feedback)، بخشی جدانشدنی از هر شغلی است. همه افراد در مقطعی از کار خود، نیاز به ارائه یا دریافت بازخورد دارند. بازخورد یا فیدبک موثر، اثرات مثبت زیادی بر عملکرد و پیشرفت شغلی دارد. بنابراین، مهم است که کارفرمایان و کارمندان، با نحوه صحیح ارائه و دریافت انواع بازخورد (بازخورد منفی و مثبت) آشنا شوند.

در این مقاله به تعریف بازخورد موثر، دلایل اهمیت آن و نحوه دریافت و ارائه انواع فیدبک می‌پردازیم.

بازخورد موثر چیست؟

بازخورد مؤثر روشی برای ارائه نظرات سازنده است که می‌تواند مثبت (مانند تعریف کردن و اشاره به نقاط مثبت کار)، منفی (مانند ارائه نکاتی درباره ضعف‌های کار و اقدامات اصلاحی لازم) یا خنثی (مانند ارائه مشاهدات کلی) باشد. بازخورد موثر در هر سه حالت، همیشه برای گیرنده مفید است. این نوع فیدبک، بینش یا پیشنهادهایی را در اختیار افراد می‌گذارد که به بهبود کار آن‌ها کمک می‌کند. طبق تعریف بازخورد در مدیریت، ارائه فیدبک یک مهارت کلیدی برای کارفرمایان و مدیرانی است که می‌خواهند نقش کوچینگ و رهبری در سازمان خود داشته باشند.

بازخورد توصیفی چیست؟

ارزشیابی و بازخورد توصیفی به معنی ارائه نظر و واکنش نسبت به عملکرد، رفتار و یا یک وضعیت است. فیدبک توصیفی، بازخوردی است که به صورت تفصیلی و واضح به ارائه نکات برای بهبود کار و رفتار فرد می‌پردازد.

چرا بازخورد اهمیت دارد؟

بازخورد موثر، چه مثبت و چه منفی، فواید زیادی دارد. بازخورد، اگر به نحوه صحیحی ارائه و دریافت شود، شامل اطلاعات ارزشمندی برای بهبود عملکرد فرد و سازمان خواهد بود. شرکت‌های برتر و موفق، شرکت‌هایی هستند که برای بازخورد موثر اهمیت قائل بوده و به طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای بهتر کردن عملکرد خود هستند.

برای شرکت‌های با عملکرد برتر، «بهبود مستمر» فقط یک عبارت جذاب نیست. این شرکت‌ها تمرکز زیادی بر بازخورد در تمام ارتباط درون و برون سازمانی از جمله ارتباطات با مشتریان، کارکنان، تامین‌کنندگان، سهامداران و فروشندگان دارند. شرکت‌های با عملکرد برتر نه تنها در ارائه بازخورد خوب هستند، بلکه به دریافت و پذیرش آن نیز اهمیت می‌دهند. معمولا شرکت‌ها به منظور دریافت فیدبک، از یک پرسشنامه استاندارد استفاده می‌کنند.

در ادامه، مهم‌ترین مزایای بازخورد برای افراد و سازمان‌ها آورده شده است.

ایجاد انگیزه

دریافت بازخورد موثر، می‌تواند انگیزه کارمندان را برای رسیدن به عملکرد بهتر افزایش بدهد. همچنین، درخواست فیدبک از کارمندان برای کمک به بهبود فرآیندهای کاری، می‌تواند به افزایش انگیزه آن‌ها کمک کند.

بهبود عملکرد

بازخورد اغلب با انتقاد اشتباه گرفته می‌شود. فیدبک منفی اگر به شکل درستی بیان شود، در واقع انتقادی سازنده است که می‌تواند به بهبود و ارتقای عملکرد کمک کند.

کمک به افزایش یادگیری

دریافت فیدبک از مشتریان، همکاران، مدیران و…، به کسب اطلاعات بیشتر و یادگیری کمک می‌کند. توجه به بازخورد مداوم در کل سازمان، به منظور سنجش میزان همسویی با اهداف، ایجاد استراتژی‌ها، توسعه محصولات و خدمات، بهبود روابط و… اهمیت زیادی دارد.

جلوگیری از اشتباهات بزرگ

با ایجاد یک جریان ارتباطی شفاف و صادقانه در طول هر نوع کار گروهی، خطاهای ناشی از عدم ارتباط به حداقل رسیده و مانع بروز اشتباهات کاری بزرگ می‌شود.

کمک به رشد شخصی و حرفه‌ای

بازخورد باید همراه با گوش دادن فعالانه، صرف زمان برای تجزیه و تحلیل و سپس فکر کردن به بهترین راه حل ممکن برای رسیدن به عملکرد بهتر باشد. دریافت فیدبک سازنده، چه مثبت و چه منفی، می‌تواند به بهبود مستمر نقاط ضعف و قوت در زندگی شخصی و کاری افراد کمک کند.

 ایجاد یک محیط کاری دوستانه

پذیرا بودن نسبت به دریافت و ارائه بازخورد می‌تواند ارتباطات تیمی را بهبود داده و به ایجاد یک محیط کاری دوستانه کمک کند.

مطلب مرتبط: با مفهوم کار شایسته (Decent Work) آشنا شوید

نحوه ارائه بازخورد در محل کار

ارائه بازخورد موثر، مهارتی مهم برای هر فرد شاغل است. در ادامه نحوه ارائه فیدبک مؤثر آورده شده است.

1. هدف خود را مشخص کنید

داشتن هدف و دلیل مشخص برای ارائه بازخورد، کمک می‌کند تا بتوانید به نحو موثری به ارائه فیدبک بپردازید. باید بدانید با ارائه بازخورد به دنبال چه نتیجه‌ای هستید. این موضوع به فرد مقابل نیز کمک می‌کند تا پذیرش بیشتری نسبت به فیدبک ارائه شده از سوی شما داشته باشد.

2. بر رفتار تمرکز کنید نه شخص

بازخورد باید رفتارها را هدف قرار دهد نه اشخاص. مهم است که هنگام ارائه فیدبک از اظهارنظرهایی که به شخصیت، هوش یا سایر ویژگی‌های شخصی اشاره دارند خودداری نموده و در عوض، رفتار و عملکرد شخص را مورد انتقاد قرار بدهید.

3. بر تاثیر رفتار یا عملکرد تمرکز کنید

نکته مهم هنگام ارائه بازخورد این است که فقط به احساسات خود و آنچه که دوست داشتید یا نداشتید توجه کرده و از صحبت کردن در مورد قصد و اهداف فرد مقابل اجتناب کنید. برای مثال، می‌توانید به آن شخص بفهمانید که وقتی کاری را انجام می‌دهد یا حرفی را می‌زند، احساس خاصی در شما ایجاد می‌کند.

مطلب مرتبط: منتورینگ چیست؟

4. سوال بپرسید

گفتگوی خود را با پرسیدن سوال شروع کرده و فرد مقابل را به بحث دعوت کنید. پرسیدن سوال همچنین به شما این امکان را می‌دهد که درک فرد مقابل از موقعیت را ارزیابی کرده و دیدگاه او را بشنوید.

5. واضح و مشخص صحبت کنید

استفاده از مثال‌های مشخص و دقیق به فرد گیرنده بازخورد کمک می‌کند تا درک روشنی از وضعیت موجود و رفتارهایی که باید تغییر داده یا ادامه دهد، پیدا کند. همچنین، زمانی که واضح و مشخص صحبت می‌کنید، مکالمه بر روی مشکل یا شرایطی متمرکز می‌شود که نیاز به بررسی دارد و از منحرف شدن گفتگو جلوگیری می‌شود.

6. به زمان ارائه بازخورد توجه داشته باشید

بازخورد زمانی موثر است که آن را در اسرع وقت پس از بروز یک رفتار یا عمل خاص ارائه دهید. پرداختن به موقع به مسائل باعث می‌شود تا شفافیت بیشتری در ارائه فیدبک داشته و به فرد مقابل کمک می‌کند تا سریع‌تر بتواند اصلاحات لازم را اعمال کند. همچنین، ارائه به موقع یک بازخورد مثبت، به حفظ و تقویت عملکرد مثبت کمک می‌کند.

نکته مهم دیگر درباره زمان ارائه بازخورد، توجه به احساسات لحظه‌ای است. اگر درگیر احساسات منفی یا مثبت زیادی هستید، بهتر است فیدبک را به زمانی موکول کنید که فرصت فکر کردن منطقی درباره شرایط را داشته و بتوانید به دور از احساسات، نکات مفید و سازنده‌ای را به فرد مقابل ارائه بدهید.

مطلب مرتبط: راهنمای جامع استخدام؛ شغل مناسب خود را پیدا کنید و آن را به چنگ بیاورید!

نحوه دریافت بازخورد در محل کار

یادگیری نحوه دریافت بازخورد به اندازه بازخورد دادن اهمیت دارد. دریافت بازخورد مهارتی است که با تمرین می‌توانید آن را توسعه دهید. در ادامه نکاتی برای دریافت بازخورد مؤثر آورده شده است.

1. بازخورد بخواهید

درخواست بازخورد باعث می‌شود تا با آمادگی بیشتری بتوانید پذیرای نکات ارائه شده باشید. از افرادی که به آن‌ها اعتماد دارید و می‌توانند عملکرد کاری شما را به طور دقیق ارزیابی کنند، در مورد کار و نحوه عملکردتان سوال بپرسید. اگر از جدیدترین استخدامی ها در سازمان هستید، درخواست فیدبک می‌تواند کمک شایانی به بهبود عملکردتان کند. پس از تکمیل پروژه، ارائه در یک جلسه یا در پایان ماه، از زمان‌های مناسب برای دریافت بازخورد هستند.

2. پذیرای بازخورد سازنده باشید

دریافت بازخورد لزوما به این معنی نیست که کارتان را درست انجام نداده‌اید. سعی کنید فارغ از مثبت یا منفی بودن بازخورد، پذیرای نکات ارائه شده بوده و به فیدبک به عنوان راهی موثر برای بهبود عملکرد خود فکر کنید. اگر مطمئن نیستید که از کجا باید شروع کرده یا چه تغییراتی در کارتان باید انجام بدهید، از فرد بازخورد دهنده بخواهید پیشنهادات خود را برای بهبود عملکردتان ارائه بدهد.

3. برای بررسی و تحلیل بازخورد وقت بگذارید

قبل از اینکه بخواهید تغییرات لازم را ایجاد کنید، ممکن است لازم باشد تا در مورد بازخوردی که دریافت کردید فکر کنید. سعی کنید به دقت به بازخوردهای داده شده گوش دهید و با نوشتن آن‌ها، نکات را به طور کامل تحلیل کنید. این کار به درک بهتر تغییرات لازم و بررسی میزان پیشرفت‌تان در ایجاد تغییرات کمک می‌کند.

4. به بازخورد به عنوان فرصتی برای رشد فکر کنید

به جای اینکه بازخورد را انتقاد نسبت به نحوه عملکردتان ببینید، به آن به عنوان فرصتی برای رشد فکر کنید. یک فیدبک سازنده می‌تواند به شما کمک کند تا رشد حرفه‌ای بیشتری را تجربه کنید.

5. اشتباهات خود را پذیرفته و رو به جلو حرکت کنید

موفقیت شامل درس گرفتن از شکست‌ها است. اگر اشتباهی داشتید مسئولیت آن را بپذیرید، خود را ببخشید و برای بهبود شرایط و انجام تغییرات لازم اقدام کنید.

6. تشکر کنید

از شخصی که به شما بازخورد داده است تشکر کنید. در صورت نیاز ایده‌های خود برای بهبود کار را با فرد بازخورد دهنده به اشتراک بگذارید و نشان بدهید که به توصیه‌های او گوش داده و آماده انجام تغییرات هستید. با ابراز قدردانی، به دیگران نشان می‌دهید که از بازخورد استقبال می‌کنید و آن‌ها در آینده تمایل بیشتری برای ارائه بازخورد سازنده به شما خواهند داشت.

نمونه‌هایی از بازخورد سازنده

یک بازخورد سازنده باید واضح و فارغ از هرگونه سرزنش یا انتقاد باشد. در ادامه، 2 مثال برای ارائه و دریافت بازخورد موثر آورده شده است:

مثال ارائه بازخورد: «وقتی دیر به جلسات می‌آیید، باعث می‌شود من احساس ناامیدی کنم. من باید به عنوان یک همکار احساس کنم که برای وقتم ارزش قائل هستید و باید بتوانم به شما اعتماد کنم. فکر می‌کنم داشتن یک تقویم روزانه یا تنظیم کردن یادآور در گوشی‌تان می‌تواند کمک کند تا سروقت به جلسات برسید».

مثال دریافت بازخورد: «نظرتان راجع به پروژه‌ای که اخیرا تمام شده چه بود؟ فکر می‌کنید بخش‌هایی وجود دارد که می‌توانست بهتر باشد و یا کم و کاستی‌هایی در انجام پروژه وجود داشت؟ اگر نقاط قوتی نیز در کار دیدید خوشحال می‌شوم با من در میان بگذارید».

جمع‌بندی

دریافت و ارائه فیدبک موثر اثرات زیادی بر بهبود عملکرد فردی و سازمانی دارد. در این مقاله به بررسی مفهوم و تاثیرات بازخورد سازنده و نحوه ارائه و دریافت بازخورد پرداختیم. از اثرات مثبت فیدبک می‌توان به افزایش انگیزه، بهبود عملکرد، یادگیری بیشتر، جلوگیری از اشتباهات بزرگ، کمک به رشد شخصی و حرفه‌ای و ایجاد محیط کاری دوستانه اشاره کرد. یادگیری نحوه درست ارائه و دریافت فیدبک به مدیران و کارکنان در بهره‌مند شدن از اثرات مثبت آن کمک می‌کند.