مصاحبه خروج (Exit Interview) چیست؟
فهرست مطلب
زمانی که تصمیم به ترک شغل خود گرفته و این موضوع را با منابع انسانی در میان می‌گذارید، ممکن است از شما بخواهند تا قبل از ترک سازمان، در جلسه مصاحبه خروج (Exit Interview) حضور پیدا کنید.
انجام این نوع مصاحبه، بخشی از فرایند خروج کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و معتبر است که به درک بهتر دلایل استعفا کارمند کمک می‌کند. در این مقاله به تعریف این مفهوم، نحوه آمادگی برای آن، سوالات، و فواید و چالش‌های مصاحبه خروج کارکنان برای سازمان و نیروی انسانی آن می‌پردازیم.
تعریف و اهداف مصاحبه خروج
مصاحبه خروج یک گفتگوی انفرادی با کارمند در حال ترک سازمان است تا بازخوردی از تجربه آنها با سازمان فراهم شود. این گفتگو معمولا توسط کارشناس منابع انسانی یا شخص ثالثی که به سازمان مشاوره منابع انسانی می‌دهد انجام می‌شود. اهداف مصاحبه خروج عبارتند از:
- پیدا کردن دلایل و عوامل خروج کارمندان
- جمع‌آوری بازخوردهای مفید و صادقانه در مورد سیاست‌ها، فرهنگ، روابط و عملکرد سازمان
- شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان و راه‌های بهبود آنها
- حفظ رابطه خوب و حرفه‌ای با کارمندان سابق
- کاهش هزینه‌های جذب و نگهداری نیروی انسانی
مراحل و روش‌های انجام مصاحبه خروج
این نوع مصاحبه شامل مراحل زیر است:
انتخاب مصاحبه‌کننده
مصاحبه خروج را یکی از اعضای تیم منابع انسانی یا یک شرکت مشاور خارجی انجام می‌دهد، زیرا آنها می‌توانند فضای بی‌طرفانه‌ای را ایجاد کرده و بازخوردهای صادقانه‌تری دریافت کنند.
آمادگی قبل از جلسه
در این مرحله مشخص می‌شود که چه سؤالاتی قرار است پرسیده شوند، نقش و مسئولیت‌های کارمند دقیقا چه بوده است و همچنین فضای مناسب و خصوصی برای برگزاری جلسه فراهم می‌شود.
ارسال فرم نظرسنجی به کارمند
قبل از جلسه، یک فرم نظرسنجی به کارمند داده می‌شود تا آن را تکمیل کند. این فرم می‌تواند شامل سؤالات استاندارد یا سفارشی شده باشد که می‌توانید با جستجوی “نمونه پرسشنامه خروج” با محتوای آن بیشتر آشنا شوید. این فرم به مسئول منابع انسانی کمک می‌کند تا بازخوردهای کتبی دریافت کرده و با داشتن یک چک لیست، جلسه را بهتر هدایت کند.
انتخاب زمان جلسه
جلسه مصاحبه خروج معمولا حدود ۱ هفته قبل از اینکه کارمند سارمان را ترک کند برگزار می‌شود. در این صورت، کارمند هنوز درگیر وظایف خود است و بازخوردهای بهتر و دقیق‌تری خواهد داد.
روش‌های انجام مصاحبه خروج
مصاحبه خروج می‌تواند به یکی از 3 روش زیر انجام شود:
- حضوری: این روش دارای مزایایی از جمله نشان دادن احترام به نظرات کارمند، دریافت بازخوردهای بهتر و همچنین شخصی‌سازی جلسه مصاحبه است.
- آنلاین: این روش دارای مزایایی از جمله صرف زمان کمتر، جلوگیری از بحث‌های ناراحت‌کننده، و استفاده از ابزارهای آماده و سفارشی شده است.
- تلفنی: این روش دارای مزایایی از جمله حفظ حریم خصوصی کارمند، عدم نگرانی از حضور فیزیکی و ارائه راحت‌تر بازخورد است.
چطور برای مصاحبه خروج آماده شویم؟
- قبل از مصاحبه، به دلایلی که می‌خواهید سازمان را ترک کنید فکر کنید و آنها را به صورت مختصر و مفید بنویسید.
- به نقاط قوت و ضعف سازمان و نحوه همکاری با مدیران و همکاران خود فکر کنید و بازخوردهای سازنده‌ای را برای بهبود آنها آماده کنید.
- به کار و تجربه‌های خود در سازمان و چیزهایی که یاد گرفته‌اید فکر کنید و آنها را در جلسه مصاحبه خروج بیان کنید.
- به سؤالات رایج مصاحبه خروج نگاه کنید و پاسخ‌های خود را برای آنها تمرین کنید.
- لباس مناسبی برای جلسه پوشیده و حرفه‌ای رفتار کنید.
- به موقع به محل مصاحبه بروید و با احترام با مصاحبه‌کننده رفتار کنید.
مطلب مرتبط: 20 توصیه ساده و کاربردی برای موفقیت در یک مصاحبه کاری (بخش اول)
سوالات رایج در مصاحبه خروج
در ادامه، تعدادی از رایج‌ترین سوالات مصاحبه خروج آورده شده است.
1. در تصمیم شما برای تغییر شغل، چه عاملی (عامل‌هایی) تأثیرگذار بود؟
این سوال به منابع انسانی کمک می‌کند تا علل ترک سازمان از سوی کارمندان را بفهمد و بازخوردهای مفیدی دریافت کند. پاسخ به این سوال باید صادقانه باشد. نکته مهم این است که به جای تمرکز بر مسائل منفی، به نقطه قوت‌تان تأکید کنید و بگویید چطور به دنبال فرصت‌هایی هستید که به رشد حرفه‌ای و شخصی‌تان کمک کنند.
2. چه چیزی را در مورد کار در این شرکت دوست داشتید؟
این سوال مصاحبه خروج به شما فرصتی می‌دهد تا نظرات مثبت خود را درباره شرکت بیان کنید و از تجارب و دستاوردهای خود بگویید. پاسخ به این سوال باید صادقانه باشد و به موضوعاتی اشاره کنید که شرکت را برای شما جذاب و منحصربه‌فرد می‌کند. مثلاً می‌توانید از فرهنگ، همکاران، پروژه‌‌ها، فواید و غیره صحبت کنید.
مطلب مرتبط: راهنمای جامع استخدام؛ چگونه دنبال کار بگردیم؟
3. چه چیزی را در مورد این شرکت دوست نداشتید؟
در پاسخ این سوال می‌توانید نظرات منفی خود را درباره شرکت بیان نموده و چالش‌‌ها و مشکلات خود را عنوان کنید. پاسخ به این سوال باید صادقانه باشد، اما نباید از همکاران یا شرکت بدگویی کنید. به جای تمرکز بر افراد یا شرایط خاص، به موضوعات عمومی و قابل حل اشاره کنید و پیشنهادات خود را برای بهبود آنها ارائه بدهید. مثلاً می‌توانید از فرآیندها، سیستم‌‌ها، ساختار، منابع و غیره صحبت کنید.
4. چه چیزی را در مورد نقش خود دوست داشته و چه مواردی را دوست نداشتید؟
این سوال به شما فرصت می‌دهد تا نظرات مثبت و منفی خود را درباره نقش، تجارب و دستاوردهای خود بگویید. برای پاسخ به این سوال می‌توانید درباره وظایف مورد علاقه، تأثیر آنها در زندگی شخصی و کاری، میزان یادگیری و همچنین مواردی که برایتان ناخوشایند بوده است صحبت کنید.
5. رابطه شما با همکاران و مدیران‌تان چگونه بود؟
در پاسخ به این سوال می‌توانید نظرات خود را درباره همکاران و مدیران خود بگویید و چگونگی همکاری و همفکری خود را توضیح دهید. پاسخ به این سوال باید صادقانه باشد و بهتر است به جای تعصب یا شکایت، به نقطه قوت و ضعف همکاران و مدیران خود اشاره کنید و اگر پیشنهادی برای بهبود آنها دارید، ارائه بدهید.
6. برای جابجایی خود چطور آماده می‌شوید؟
این سوال مصاحبه خروج نشان می‌دهد که شما چقدر حس مسئولیت دارید و چطور با دیگر کارمندان شرکت همکاری می‌کنید. پاسخ به این سوال باید نشان دهد که شما قصد دارید با حفظ حساب و کتاب، پروژه یا پروژه‌های جاري را به پایان رسانده يا با فردی که قرار است جایگزین شما شود همکاری کنید.
7. چه پیشنهاداتی برای بهبود شرکت دارید؟
این سوال به شما فرصت می‌دهد تا نظرات خود را درباره شرکت بگویید و راهکارهای خود را برای حل مشکلات یا بهبود وضعیت ارائه کنید. به موضوعات مهم و قابل توجه اشاره کنید و بگویید چطور می‌توان در آنها تغییر ایجاد کرد.
8. آیا مایل هستید با شرکت در تماس باشید؟
پاسخ به این سوال بستگی به شرایط و حس شما دارد، اما در هر صورت باید حرفه‌ای و مودبانه باشد. اگر مایل هستید با شرکت در تماس باشید، بگویید چطور می‌توانید با همکاران یا مشتریان خود همکاری یا از آنها حمایت کنید. در غیر این صورت خیلی محترمانه بگویید که نمی‌توانید پس از ترک شغل، با شرکت در تماس باشید.
مطلب مرتبط: در صورت حاضر نشدن در جلسه مصاحبه حتما کارفرما را مطلع کنید!
نکات مهم مصاحبه خروج
- به مصاحبه‌کننده احترام بگذارید و با صداقت و شفافیت پاسخ دهید.
- سعی کنید از تجربه‌های خود در سازمان بگویید و نظرات خود را درباره نقاط قوت و ضعف آن بیان کنید.
- از انتقادات تند و شخصی خودداری کنید و به جای آن بازخوردهای سازنده ارائه دهید.
- از فرصت مصاحبه خروج برای گرفتن بازخورد درباره عملکرد خود استفاده کنید و از مصاحبه‌کننده بخواهید که نظراتش را درباره شما بگوید.
- از مصاحبه‌کننده درباره روند تسویه حساب سؤال کنید و از او بخواهید که شما را در این زمینه راهنمایی کند.
- از مصاحبه‌کننده تشکر کنید و با حس خوب و دوستانه از سازمان خداحافظی کنید.
فواید و چالش‌های مصاحبه خروج برای سازمان و کارمند
فرآیند مصاحبه خروج می‌تواند برای هر دو طرف فواید و چالش‌هایی داشته باشد:
فواید مصاحبه خروج برای سازمان
- جمع‌آوری بازخوردهای ارزشمند از کارکنان درباره نقاط قوت و ضعف سازمان، فرهنگ کاری، رضایت شغلی، حقوق و دستمزد، آموزش و توسعه و…
- شناسایی علل جابجایی کارکنان و راه‌های کاهش آن
- بهبود محیط کار و افزایش رضایت و حفظ کارکنان فعلی
- شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه‌ای کارکنان
- حفظ رابطه خوب با کارکنان سابق
چالش‌های مصاحبه خروج برای سازمان
- عدم صداقت یا تعصب کارکنان در ارائه بازخورد
- عدم تحلیل مصاحبه خروج به شیوه صحیح
- عدم اعتماد یا رضایت کارکنان از نحوه پاسخگویی به بازخوردهایشان
- عدم تطابق با قوانین و مقررات حفظ حریم خصوصی یا قراردادهای کاری
فواید مصاحبه خروج برای کارمند
- ایجاد فرصت برای بیان نظرات و احساسات درباره سازمان
- گرفتن بازخورد درباره عملکرد و توسعه شغلی
- ایجاد فرصتی برای درخواست راهنمایی یا پشتیبانی در روند تسویه حساب
- کمک به حفظ رابطه خوب با سازمان و تاثیر مثبت آن بر بررسی سابقه در فرایند استخدامی دیگر شرکت‌ها
چالش‌های مصاحبه خروج برای کارمند
- عدم اطلاع از نحوه استفاده از بازخوردها توسط سازمان
- عدم اطلاع از نحوه حفظ حریم خصوصی یا قراردادهای کاری
- عدم توانایی در ابراز نظرات به صورت شفاف و سازنده
جمع‌بندی
مصاحبه خروج یکی از مراحل مهم در فرآیند ترک سازمان توسط کارمندان است که قواعد و شرایط خاص خودش را دارد. این نوع مصاحبه هم برای سازمان و هم برای کارمندان با چالش‌های و مزایایی همراه است. در این مقاله، علاوه بر تعریف مفهوم مصاحبه خروج، نحوه آمادگی برای آن، سوالات رایج و مزایا و چالش‌های اشاره شده را بررسی نمودیم.
نویسنده
اشتراک گذاری
بدون دیدگاه 
