مدیریت ذره‌بینی چیست؟ راهکارهایی برای مقابله با میکرومنیجمنت

یکی از گلایه‌های رایج کارمندان، مدیریت ذره بینی (Micromanaging) است. خرده بینی در مدیریت یا مدیریت ذره بینی، معادل فارسی اصطلاح Micromanagement است. احتمالاً شما می‌توانید به سادگی حدس بزنید که معمولاً این اصطلاح بار معنایی منفی دارد. میکرومنیجمنت در توصیف مدیرانی به کار می‌رود که وارد جزئیات وظایف و فعالیت‌های کارمندان خود شده و در کار آن‌ها دخالت می‌کنند.

اگر شما با یک مدیر با چنین ویژگی‌هایی سر و کار دارید یا حتی خودتان مدیری هستید که دچار مدیریت ذره بینی شده‌اید، در ادامه با ما همراه باشید تا به بررسی راهکار‌هایی برای مقابله با Micro management بپردازیم.

مدیریت ذره ‌بینی (Micro management) چیست؟

مدیریت ذره بینی (micro management)، نمونه‌ای از ضعف مدیریتی است که مبین کنترل بیش از اندازه و غیر ضروری کارکنان توسط مدیریت و توجه شدید مدیر به جزئیات کاری است. مدیران ریزبین (micromanager) به دلیل غرق شدن در مسائل جزئی، توانایی تحلیل کل سیستم و توجه به بهره‎وری کلی را ندارند.

احساس عدم اطمینان و شک و تردید مدیر نسبت به دیگران، باعث کنترل شدید پرسنل شده و همین امر موجب تکرار کار‌ها، اتلاف وقت و انرژی و تحمیل هزینه‌های اضافی بر سازمان و کسب و کار می‌شود. برخی از مدیران میکرو، معتقدند برای انجام درست کار‌ها باید شخصاً خود اقدام کنند.

آن‌ها خود را بهترین تصمیم‌گیرندگان می‌دانند، تمام کار‌ها و وظایف را در دست می‌گیرند و اجازه نمی‌دهند که تصمیم‌گیری به زیردستان تفویض شود. برخی دیگر از مدیران ذره‌بین نیز کسانی هستند که کارکنان را ابزار تحقق اهداف می‌دانند. تا زمانی که کارکنان انتظارات آن‌ها را برآورده سازند، این مدیران مشکلی ندارند، اما چنانچه کاری اشتباه انجام گیرد، آن‌ها مستبد و زورگو می‌شوند و رفتار‌های وسواس‌گونه خود را نشان می‌دهند.

یکی از نشانه‌های بارز مدیران ریزبین، تأکید بیش از اندازه آن‌ها بر گزارش کاری است. آن‌ها می‌خواهند کارکنان لحظه به لحظه زمان کاری خود را گزارش دهند. علاوه بر این مدیران ذره‌بینی کارکنانی را که شبیه خودشان هستند، ارتقا می‌دهند. بنابراین کارکنان چنین مدیرانی یاد می‌گیرند برای پیشرفت و ارتقا، ریزبین و دقیق باشند و به این ترتیب آن‌ها نیز تبدیل به افرادی ذره‌بین می‌شوند.

لینک مرتبط: ثبت درخواست نیروی کار

چرا افراد به مدیریت ذره بینی روی می‌آورند؟

دلایل بسیاری وجود دارد که باعث می‌شود افراد مدیریت ذره بینی را انتخاب کنند. مهم‌ترین این دلایل عبارت‌اند از:

نامشخص بودن نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد

زمانی که یک مدیر دامنه اختیارات و مسئولیت‌هایش نامشخص است، خودش تشخیص می‌دهد که بهترین کار و شیوه چیست. بنابراین، به کنترل بیشتر و دقیق‌تر روی می‌آورد. همچنین ابهام در سیاست‌ها و خط مشی‌های تعیین نقش و وظایف کارکنان به مدیر جرات می‌دهد که در حوزه مسئولیت آن‌ها وارد شده و بیش از حد امر و نهی کند.

واکنش به بحران

در زمان بحران، بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند که کنترل شدیدتری بر اوضاع سازمان داشته باشند. در نتیجه، طبیعی است که دقت نظر و حساسیت آن‌ها بیشتر می‌شود و معمولاً به محض رفع بحران، البته چنانچه علت ریزبینی بحران باشد، این کنترل‌ها کاهش یافته و اوضاع به حالت قبل بازگردد. البته در برخی از مواقع نیز پس از رفع مشکل، این سبک مدیریتی تثبیت شده و به قوت خود باقی می‌ماند.

مطلب مرتبط: همه آنچه نیاز است درباره طراحی سیستم پاداش و ارزیابی عملکرد کارکنان بدانیم!

ترس از شکست یا حوادث ناگوار

شاید بتوان به جرات گفت که اکثر مدیران ذره بینی می‌ترسند. ترس از شکست، ترس از رخ دادن حوادث ناگوار، ترس از انجام اشتباهات، ترس از بروز بحران، ترس از بی‌نظمی و اغتشاش، ترس از دست دادن موقعیت کاری و اختیارات و… . هر چند ترس یک رفتار غریزی است، اما کنترل شدیدتر و بازبینی مجدد کار‌ها، راهی برای غلبه بر آن تلقی می‌شود.

یکی از نگرانی‌های اساسی مدیران، ترس از عدم وجود اطلاعات به‌موقع است. بنابراین کارکنان باید نیاز‌های اطلاعاتی مدیران را شناسایی و قبل از درخواست آن‌ها، اطلاعات مهم و ضروری مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهند. اقدام پیشگیرانه در جهت خواسته‌ها و نیاز‌های اطلاعاتی این مدیران باعث آرامش خاطر آن‌ها شده و اعتماد‌شان را به کارمند جلب می‌کند. در نتیجه، پس از مدتی مدیر احساس می‌کند نیاز کمتری به کنترل فعالیت‌ها و وظایف چنین کارمندی دارد.

نتایج مدیریت ذره بینی چیست؟

مدیریت ذره‌بینی ریشه در عدم اعتماد به دیگران دارد. این رفتار روحیه کارتیمی را تخریب و مانع رشد و پیشرفت و در برخی مواقع منجر به شکست سازمان می‌شود. در این بخش، به برخی از اثرات و نتایج چنین شیوه‌ای اشاره می‌شود:

• ارتباطات ضعیف: معمولاً کنترل بیش از اندازه کارکنان توسط مدیر، روابط آن‌ها را دستخوش تغییر می‌کند. رفتار وسواس‌گونه چنین مدیرانی، مانع ارتباطات اصولی و صحیح بین مدیر و کارمند می‌شود.
• گوشه‌گیری و کاهش روحیه کار تیمی: مدیران ذره‌بین، کارکنان را گوشه‌گیر و منزوی می‌کنند. ترس از توبیخ در حضور دیگران و مناسب نبودن محیط کاری باعث می‌شود کارمندان ترجیح دهند به تنهایی کار کنند. به این ترتیب، روحیه همکاری و کار تیمی بین افراد از بین می‌رود.
• کارشکنی کارکنان: افراد تا حدی توانایی تحمل امر و نهی و اظهار نظر بی‌مورد را دارند. در بسیاری از مواقع، کارکنان به دنبال راه حلی برای تخلیه احساسات منفی خود می‌گردند و کار شکنی از جمله این روش‌ها است. بسیاری از کارکنان، در پیش روی مدیر چشم می‌گویند، اما پشت سر کاری که دوست دارند را انجام می‌دهند.
• پنهان کاری: ترس از توبیخ و شماتت باعث می‌شود کارکنان برخی مسائل را از دید چنین مدیرانی پنهان کنند.
• کاهش انگیزه و بهره‌وری: مدیریت ذره ‌بینی باعث می‌شود که کارکنان احساس کنند کنترلی بر وظایف و محیط کارشان ندارند. در نتیجه، انگیزه خود را از دست داده و بهره‌وری آن‌ها کاهش می‌یابد.
• افزایش تنش و استرس و حوادث ناشی از کار: مدیریت ذره‌بینی باعث می‌شود کارکنان دائم نگران و دلواپس بروز اشتباه باشند. همین مسأله موجب می‌شود به طور کامل بر شیوه انجام کار تمرکز نکنند و احتمال خطا و اشتباه‌شان بیشتر شود. تحقیقات ثابت کرده‌اند حوادث کاری ارتباط مستقیمی با سطح استرس افراد دارند.

مطلب مرتبط: نحوه نوشتن آگهی شغلی حذاب + بررسی چند نمونه آگهی شغلی

راهکار‌هایی برای مقابله با مدیران میکرو

راه‌حل از پیش تعیین‌شده‌ای برای مقابله با مدیران میکرو وجود ندارد. برای کاهش کنترل چنین افرادی باید اعتماد آن‌ها را جلب کرد، ترسشان را از بین برد و روحیه کار تیمی را تقویت کرد. علاوه بر این، هدف‌گذاری صحیح و مشخص کردن حیطه وظایف و مسئولیت‌های افراد و جلوگیری از ابهام نقش نیز مؤثر است. البته توجه به جزئیات و ریزبینی مدیر (تا اندازه معقول) نشان از توجه و علاقه‌مندی وی به کار و کارکنانش دارد.

مدیریت خردمندانه هرگز ارزش، اعتبار، غرور و عزت نفس کارکنان را نادیده نمی‌گیرد و با برقراری ارتباط صحیح با کارکنان همواره با هدایت آن‌ها، به توانمند‌سازی و بالندگی افراد می‌اندیشد.

برای برخورد مؤثر با مدیران میکرو توصیه می‌شود:

• اموری که برای وی مهم هستند را مشخص کنید سپس با او کار کنید، نه علیه او.
• منتظر نمانید که چیزی از شما بخواهد. نیاز و خواسته‌های او را تشخیص و قبل از تقاضای وی در اختیارش قرار دهید.
• هنر ارتباطات را یاد بگیرید. هیچ فردی به اندازه مدیر ذره‌بینی از رخوت و تنبلی نمی‌ترسد. به او نشان دهید که کار‌ها و پروژه‌ها برایتان اهمیت دارد و ارتباطات صحیح توام با آگاهی، اطمینان و به‌موقع بودن به شما کمک خواهد کرد.
• انتظارات و خواسته‎‌های خود را به طور شفاف با او در میان بگذارید.
• با قوانین و مقررات سازمانی آشنا باشید و آن‌ها را به کار گیرید. مدیران ریزبین از اجرای دقیق مقررات و دستورالعمل‌ها لذت می‌برند.
• از نحوه برخورد مدیر با دیگران تجربه کسب کنید. تجربیات تلخ سایر کارکنان را تکرار نکنید.

پیشنهاداتی برای مدیران علاقه‌مند به مدیریت ذره بینی

شاید از نظر شما، به عنوان مدیر ارشد یک سازمان، میکرومنیجمنت و مدیریت ذره بینی روی کاغذ ایده خوبی به نظر برسد. احتمالاً شما به دنبال تحت کنترل قرار دادن اوضاع و بخش‌های مختلف بازاریابی، مدیریت منابع انسانی، بخش مالی و… هستید. اما در واقع، این شیوه چیزی جز سرخوردگی کارکنان را به دنبال ندارد. در این بخش، به افرادی که علاقه‌مند به مدیریت ذره بینی هستند، پیشنهاداتی می‌دهیم تا بدون از بین بردن انگیزه کارمندان خود، به اهدافشان برسند.

مدیریت فرآیند‌ها

بهترین راهکار برای حل مشکل مدیریت ذره بینی این است که فرآیند‌ها را در عوض مدیریت همه جزئیات، در اولویت قرار دهید. در مدیریت فرآیند، گزارش‌های مسئولان پروژه‌ها و جریان‌های کاری را پیگیری می‌کنید و روی جزئیات نظارتی ندارید. اگر فرآیند‌ها را در سازمان مدیریت کنید، آموزش‌های مورد نیاز را به کارکنان ارائه داده و در نتیجه نیازی به ذره‌بین دست‌گرفتن و نظارت بر جزئیات نخواهید داشت.

لینک مرتبط: جذب نیرو از بانک رزومه

تعیین نتایج و اهداف کلیدی

تعیین نتایج و اهداف کلیدی، یک تکنیک پرکاربرد مدیریتی بوده که تمامی فاکتور‌های میکرومنیجمنت را در بر می‌گیرد. مدیران با استفاده از این تکنیک، اطمینان حاصل می‌کنند که همه چیز طبق برنامه‌هایشان پیش می‌رود و در عین حال، دیگر نیازی به نظارت دائمی بر سازمان ندارند. معمولاً این نتایج و اهداف در سازمان هر سه ماه یک بار تعیین شده و این امکان را برای پرسنل فراهم می‌کنند که روی مهم‌ترین اهداف و راهکار رسیدن به آن‌ها متمرکز شوند. ویژگی‌های این تکنیک شامل موارد زیر است:

• معمولاً بیشتر از پنج هدف تعیین خواهد شد که در راستای ارزش‌های سازمانی و فردی است.
• لازم است که هر هدف 4 فاکتور ارزیابی قابل اندازه‌گیری داشته باشد.
• تعیین اهداف به روش اسمارت (SMART)
• نتایج باید طوری تعیین شوند که تا حدودی از سطح کنونی سازمان بالاتر، اما قابل دستیابی باشند.

شما می‌توانید این اهداف و نتایج را با استفاده از نرم‌افزار‌های مدیریت عملکرد تعیین کرده و پس از پایان هر یک میزان موفقیت را بسنجید. همچنین می‌توان پس از تعیین اهداف، یک یا دو جلسه در هفته برگزار کرد تا اعضای گروه‌های مرتبط جمع شده و توضیح دهند که هر یک چه کار‌هایی را برای دستیابی به اهداف تعیین‌شده انجام داده‌اند.

مطلب مرتبط: تاخیر در پرداخت حقوق فرقی با حقوق ندادن ندارد!

جمع‌بندی

یک مدیر می‌تواند از سبک‌های مدیریتی مختلفی برای انجام اقدامات لازم و برقراری ارتباطات سازمانی پیروی کند. برخی از این سبک‌ها به فرد کمک خواهند کرد که یک مدیر موفق باشد. اما در مقابل، برخی از سبک‌های مدیریت می‌توانند باعث کاهش انگیزه کارمندان شوند.

یکی از سبک‌های مدیریتی بحث‌برانگیز، مدیریت ذره بینی که معمولاً بسیار ناکارآمد و آسیب ‌زا است و حتی می‌توان گفت که به نوعی یک ضعف مدیریتی به حساب می‌آید. با بررسی نکات این مقاله می‌توانید با مزایا و معایب مدیریت ذره بینی آشنا شده و راهکار‌هایی را بیابید که به شما کمک می‌کنند تا بتوانید با میکرومنیجمنت مقابله کنید.