سوالات متداول درباره استخدام منشی
شرایط استخدام منشی و مسیر موفقیت در این شغل چگونه است؟
منشی، مسئول پذیرش یا دستیار شخصی، فردی است که مسئولیت تسهیل ارتباطات میان دفتر شرکت و سایر بخش‌ها در خارج یا داخل سازمان را به عهده دارد. وظایف و مسئولیت‌هایی که در استخدام منشی مدنظر کارفرما است، شامل پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، برقراری تماس تلفنی، برنامه‌ریزی جلسات و کمک به سایر پرسنل است. معمولاً از افرادی که به‌عنوان منشی در سازمان فعالیت می‌کنند، به‌عنوان چشم و گوش سازمان یاد می‌شود. همین موضوع نشان می‌دهد که یک منشی، چه در آموزشگاه فعالیت کند، چه در ساختمان یک کلینیک یا یک شرکت بزرگ، برخلاف تصور عموم نقش مهمی را در سازمان ایفا می‌کند.
اما یک منشی برای اینکه بتواند در مسیر شغلی خود بیش‌ازپیش موفق شود، باید چه کار کند؟ چه عواملی به منشی کمک می‌کنند تا در سازمان بیشتر دیده شود و فرصت رشد خود را ایجاد کند؟ این سؤالی است که شاید کمتر کسی به آن توجه کند و ما در این مطلب قصد داریم به این موضوع به‌ظاهر بی‌اهمیت بپردازیم.
مسئولیت‌های مدنظر کارفرما در استخدام منشی
نقش منشی در یک سازمان بسته به اندازه و نحوه کار آن، متفاوت است. بااین‌حال یک سری مسئولیت‌های مشترک وجود دارد که همه منشی‌ها در هر سازمانی انجام می‌دهند. این مسئولیت‌ها عبارت‌اند از:
- به‌روزرسانی لیست اسامی افراد، آدرس‌ها، ایمیل‌ها و شماره تلفن‌ها
- مستندسازی فعالیت‌های انجام شده در سازمان
- نوشتن صورت‌جلسه‌ها
- دریافت مکاتبات و ارسال پاسخ‌ها
- دریافت و ارسال گزارش‌ها
- گزارش‌دهی درباره فعالیت‌های انجام‌شده در سازمان
- نوشتن برنامه‌های آتی و مستندسازی فعالیت‌های انجام‌شده پیشین
چطور تبدیل به یک منشی موفق شویم؟
یک منشی موفق باید مهارت‌های مختلفی را (مهارت‌های نرم و سخت) در خود پرورش دهد. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک منشی خوب عبارت‌اند از:
پیش‌بینی نیازها
یک منشی موفق به دنبال این است که وقتی افراد سازمان درخواست کمک دارند، به آن‌ها کمک کند. سپس تلاش می‌کند در موارد آتی، پیش از اینکه افراد درخواست کمک کنند، به‌صورت خودجوش نیازهای آن‌ها را شناسایی کرده و به آن‌ها کمک کند. توجه به جزئیات وظایف محول شده می‌تواند به شما در پیش‌بینی سریع‌تر نیازهای افراد در آینده کمک کند.
نظم و دقت بالا
دارا بودن این ویژگی هم برای خود فرد و هم برای افرادی که با او کار می‌کنند، مفید است. چرا که ماهیت شغل منشی ایجاب می‌کند وظایف مختلفی را انجام داده و بین آن‌ها در حرکت باشد. بدین منظور او باید با ابزارهای دیجیتال یا کاغذی مختلف کار کند تا بتواند نظم را در کار خود جاری کند. منظم بودن به‌خصوص برای افرادی که در شغل خود مأموریت کاری، مدیریت برنامه یا ساماندهی رویدادها وجود دارد، بسیار مفید است.
یادداشت‌برداری
یک منشی موفق هنگام برقراری تماس‌های تلفنی یا در جلسات، جزئیات مطالب گفته‌شده را یادداشت می‌کند. نگهداری این یادداشت‌ها می‌تواند به او کمک کند تا بعداً به مشکلی برنخورد. برای مثال بعداً اگر موردی فراموش یا نادیده گرفته شد، با مراجعه به منشی و مطالعه این یادداشت‌ها مشکل برطرف می‌شود.
تعامل شفاف و مؤثر
یک منشی برای اینکه بتواند در شغل خود موفق شود باید از قدرت تعامل بالایی برخوردار بوده و بتواند به‌صورت مستقیم و شفاف با ذی‌نفعان ارتباط برقرار کند. توانایی نوشتن ایمیل‌های مختصر و مفید و صحبت کردن به شیوه‌ای تأثیرگذار، یک مزیت بزرگ است.
رفتار حرفهای
رفتار حرفهای چه با مشتریان سازمان و چه با مدیران و سایر همکاران، یکی از الزامات این شغل است. معمولاً اولین مواجهه مشتریان با یک سازمان از طریق منشی شکل می‌گیرد. به همین دلیل رعایت ادب و احترام هنگام صحبت با مراجعین بسیار مهم است. ضرورت رعایت این نکته وقتی درباره استخدام منشی در مرکز مشاوره و روانشناسی، مطب پزشک یا دفاتر وکالت که روزانه مراجعان زیادی دارند صحبت می‌کنیم، پررنگ‌تر است.
مدیریت زمان
این مهارت برای افرادی که به‌عنوان منشی در سطوح ارشدیت میان‌رده و سنیور فعالیت می‌کنند بسیار مهم‌تر از سایرین است. برای مثال افرادی که به‌عنوان دستیار شخصی مدیرعامل یا دستیار اجرایی در یک سازمان مشغول به کار می‌شوند، وظایف متنوعی را به عهده دارند و باید به‌صورت روزانه به مافوق خود گزارش دهند. به همین دلیل باید بتوانند پیش‌بینی درستی از زمان انجام وظایف خود داشته باشند و برای آن‌ها به‌خوبی برنامه‌ریزی کنند.
مهارت حل مسئله
افرادی که در سطوح بالاتری نسبت به یک منشی ساده کار می‌کنند، برای تصمیم‌گیری‌های خود همیشه به سرپرستان و مدیران وابسته نیستند. به همین دلیل باید مهارت حل مسئله را در خود پرورش دهند تا بتوانند به‌صورت مستقل مسائل پیش‌آمده را حل کنند. برای مثال رفع مشکلات پیش‌آمده در برنامه یا ارتباط با مشتریان چالش‌برانگیز، از این دست مسائل هستند.
حفظ اسرار
منشی‌ها و دستیاران اجرایی معمولاً اطلاعات حساس و مهمی را در اختیار دارند که اغلب محرمانه هستند. مدیریت مؤثر این اطلاعات (مثلاً اطلاعات یک قرارداد مهم) نیاز به روحیه امانت‌داری و حفظ اسرار از سوی منشی دارد. دارا بودن چنین ویژگی‌های شخصیتی به افراد در این موقعیت شغلی کمک می‌کند تا بتوانند وارد موقعیتهای شغلی مناسب‌تر با حقوق بالاتر شوند.
یک منشی موفق چگونه نباید باشد؟
تا اینجا درباره مسیر موفقیت یک منشی و ویژگی‌های یک منشی موفق پرداختیم. اما ببینیم یک منشی خوب چه ویژگی‌هایی نباید داشته باشد؟
- نادیده گرفتن مکاتبه‌ها
- جوابگو نبودن در قبال تماس‌ها و ایمیل‌ها
- عدم انتقال اطلاعات مهم به مدیران
- دیر رسیدن به جلسات
- دور انداختن کاغذها و مستندات مهم
- نوشتن جزئیات بی‌اهمیت در جلسات
- تکیه کردن صرف به حافظه
- بازگو کردن مکالمه‌های خصوصی
- برنامه‌ریزی لحظه آخری جلسات
استخدام منشی و مسیر شغلی آن
افرادی که به دنبال رشد و پیشرفت در شغل خود هستند، می‌توانند با پذیرفتن مسئولیت‌های جدیدتر و بزرگ‌تر، مسیر شغلی خود را دنبال کنند. از جمله مشاغلی که افراد می‌توانند از موقعیت شغلی منشی وارد آن شوند می‌توان به دستیار اجرایی، دستیار مدیرعامل، مسئول دفتر، دستیار هماهنگی و سایر موقعیتهای شغلی مشابه اشاره کرد.
افرادی که در یک سازمان یا دپارتمان خاص کار می‌کنند و با پیچیدگی‌های آن صنعت به‌خوبی آشنا هستند، راحت‌تر می‌توانند در شغل خود پیشرفت کنند و وارد موقعیتهای شغلی پیشرفته‌تر شوند. همچنین برخی افراد تصمیم می‌گیرند با مهارت‌هایی که در این شغل به دست آورده‌اند، وارد گروه شغلی‌های دیگری شوند. مدیریت پروژه و منابع انسانی دو حوزه‌ای هستند که افراد می‌توانند با مهارت‌های کسب شده در شغل منشی‌گری، وارد آن‌ها شوند.
این شغل برای افرادی که دوست دارند به‌صورت پاره وقت فعالیت کنند، بسیار مناسب است. شما میتوانید برای مشاهده آگهی استخدام امروز در حوزه امور دفتری و اداری (منشی) به‌صورت نیمه وقت، تمام وقت و حتی دورکار و آنلاین، در شهرهای مختلف تهران، رشت، کرج و سایر شهرهای ایران از سایت کاریابی جاب ویژن کمک بگیرید.
لینک‌های مرتبط
