مدیریت ذره‌بینی (Micro management) چیست؟

مدیریت ذره بینی،(Micro management)، نمونه ای از ضعف مدیریتی است که مبین کنترل بیش از اندازه و غیر ضروری کارکنان توسط مدیریت و توجه شدید مدیر به جزئیات کاری است. مدیران ریزبین به دلیل غرق شدن در مسائل جزئی، توانایی تحلیل کل سیستم و توجه به بهره‎وری کلی را ندارند.

احساس عدم اطمینان و شک و تردید مدیر نسبت به دیگران، کنترل شدید پرسنل را باعث می‌شود و همین امر موجب تکرار دوباره کارها، اتلاف وقت و انرژی و تحمیل هزینه‌های اضافی بر سازمان می‌‌شود. برخی از مدیران میکرو، معتقدند برای انجام درست کارها باید شخصا خود اقدام کنند. آن‌ها خود را بهترین تصمیم‌گیرندگان می‌دانند، تمام کارها و وظایف را در دست می‌گیرند و اجازه نمی دهند که تصمیم گیری به زیر دستان توانا تفویض شود. برخی دیگر از مدیران ذره‌بین نیز کسانی هستند که کارکنان را ابزار تحقق اهداف می‌دانند. تا زمانی که کارکنان انتظارات آن‌‌ها را برآورده سازند، این مدیران مشکلی ندارند، اما چنانچه کاری اشتباه انجام گیرد، آنها مستبد و زورگو می‌شود و رفتار های وسواس گونه خود را نشان می‌دهند.

یکی از نشانه‌های بارز مدیران ریزبین، تاکید بیش از اندازه آن‌ها بر گزارش کاری است. آنها می‌خواهند کارکنان لحظه به لحظه زمان کاری خود را گزارش دهند. علاوه بر این مدیران ذره‌بینی کارکنانی را که شبیه خودشان هستند ارتقا می‌دهند. بنابراین کارکنان چنین مدیرانی یاد می‌گیرند برای پیشرفت و ارتقا، ریزبین و دقیق باشند و به این ترتیب آن‌ها نیز تبدیل به افرادی ذره‌بین می‌شوند.

چرا افراد به مدیریت ذره بینی روی می‌آورند؟

دلایل بسیاری وجود دارد که باعث می‌شود افراد، مدیریت ذره بینی را انتخاب کنند. مهم‌ترین این دلایل عبارتند از:

۱- نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد نامشخص است. زمانی که یک مدیر دامنه اختیارات و مسئولیت‌هایش نامشخص است، خودش تشخیص می‌دهد که بهترین کار و شیوه چیست؟ بنابراین به کنترل بیشتر و دقیق‌تر روی می‌آورد. همچنین ابهام در سیاست‌ها و خط مشی‌های تعیین نقش و وظایف کارکنان به مدیر جرات می‌دهد، در حوزه مسئولیت آن‌ها وارد شده و بیش از اندازه امر و نهی کند.

۲- مدیریت ذره‌بینی پاسخی به بحران است. در زمان بحران، بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند که کنترل شدیدتری بر اوضاع سازمان داشته باشند. در نتیجه طبیعی است که دقت نظر و حساسیت آن‌ها بیشتر می‌شود و به محض رفع بحران معمولا، البته چنانچه علت ریز بینی به بحران برگردد، این کنترل‌ها کاهش یافته و اوضاع به حالت قبل بر می‌شود. البته در برخی مواقع نیز پس از رفع مشکل، این سبک مدیریتی تثبیت شده و به قوت خود باقی می‌ماند.

۳- ترس، شاید بتوان به جرات گفت که اکثریت مدیران ذره بینی می‌ترسند. ترس از شکست، ترس روی دادن حوادث ناگوار، ترس از انجام اشتباهات، ترس از بروز بحران، ترس از بی‌نظمی و اغتشاش، ترس از دست دادن موقعیت کاری واختیارات و … هر چند ترس یک رفتار غریزی است اما کنترل شدیدتر و بازبینی مجدد کارها، راهی برای غلبه بر آن تلقی می‌شود.

یکی از نگرانی‌های اساسی مدیران ترس از عدم وجود اطلاعات به موقع و بهنگام است. بنابراین کارکنان باید نیازهای اطلاعاتی مدیران را شناسایی و قبل از درخواست آن‌ها، اطلاعات مهم و ضروری مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهند. اقدام پیشگیرانه در جهت خواسته‌ها و نیازهای اطلاعاتی این مدیران باعث آرامش خاطر آن‌ها شده و اعتماد شان را به کارمند جلب می‌کند. در نتیجه پس از مدتی مدیر احساس می‌کند نیاز کمتری به کنترل فعالیت‌ها و وظایف چنین کارمندی دارد.

نتایج مدیریت ذره بینی

مدیریت ذره‌بینی ریشه در عدم اعتماد به دیگران دارد. این رفتار روحیه کارتیمی را تخریب و مانع رشد و پیشرفت و در برخی مواقع منجر به شکست سازمان می‌شود. در زیر به برخی اثرات و نتایج چنین شیوه‌ای اشاره می شود:

•  ارتباطات ضعیف: معمولا کنترل بیش از اندازه کارکنان توسط مدیر، روابط آن‌ها را دستخوش تغییر می‌کند. رفتار وسواس گونه چنین مدیرانی، مانع ارتباطات اصولی و صحیح بین مدیر و کارمند می‌شود.
•  گوشه‌گیری و کاهش روحیه کار تیمی: مدیران ذره‌بین، کارکنان را گوشه‌گیر و منزوی می‌کنند. ترس از توبیخ در حضور دیگران و مناسب نبودن محیط کاری باعث می‌شود کارمندان ترجیح دهند به تنهایی کار کنند. به این ترتیب روحیه همکاری و کار تیمی بین افراد از بین می‌رود.
• کارشکنی کارکنان: افراد تا حدی توانایی تحمل امر و نهی و اظهار نظر بی‌مورد را دارند. در بسیاری از مواقع کارکنان به دنبال راه حلی برای تخلیه احساسات منفی خود می‌گردند و کار شکنی از جمله این روش‌هاست. بسیاری از کارکنان، در بیش روی مدیر چشم می‌گویند اما پشت سر کاری را که دوست دارند انجام می‌دهند.
• پنهان کاری: ترس از توبیخ و شماتت باعث می‌شود کارکنان برخی مسائل را از دید چنین مدیرانی پنهان کنند.
•  کاهش انگیزه و بهره وری: مدیریت ذره‌بینی باعث می شود که کارکنان احساس کنند که کنترلی بر وظایف و محیط کارشان ندارند، در نتیجه انگیزه خود را از دست داده و بهره‌وری آنها کاهش می‌یابد.
•  افزایش تنش و استرس و حوادث ناشی از کار: مدیریت ذره‌بینی باعث می‌شود کارکنان دائم نگران و دلواپس بروز اشتباه باشند. همین مساله موجب می‌شود به طور کامل بر شیوه انجام کار تمرکز نکنند و احتمال خطا و اشتباه‌شان بیشتر شود. تحقیقات ثابت کرده‌اند حوادث کاری ارتباط مستقیمی با سطح استرس افراد دارند.

راه حل

راه‌حل از پیش تعیین شده‌ای برای مقابله با مدیران میکرو وجود ندارد. برای کاهش کنترل چنین افرادی باید اعتماد آن‌ها را جلب کرد، ترس‌شان را از بین برد و روحیه کار تیمی را تقویت نمود. علاوه بر این هدف‌گذاری صحیح و مشخص کردن حیطه وظایف و مسئولیت‌های افراد و جلوگیری از ابهام نقش نیز موثر است. البته توجه به جزئیات و ریزبینی مدیر- تا اندازه معقول- نشان از توجه و علاقه‌مندی وی به کار و کارکنانش دارد.
مدیریت خردمندانه هرگز ارزش، اعتبار، غرور و عزت نفس کارکنان را نادیده نمی‌گیرد و بابرقراری ارتباط صحیح با کارکنان و زیر دستان همواره با هدایت آن‌ها، به توانمند‌سازی و بالندگی افراد نیز می‌اندیشد.

برای برخورد موثر با مدیران میکرو توصیه می‌شود:

•  اموری را که برای وی مهم هستند مشخص سازید سپس با او کار کنید، نه علیه او.
•  منتظر نمانید که چیزی از شما بخواهد. نیاز و خواسته‌های او را تشخیص و قبل از تقاضای وی در اختیارش قرار دهید.
•  هنر ارتباطات را یاد بگیرید. هیچ فردی به اندازه مدیر ذره‌بینی از رخوت و تنبلی نمی‌ترسد. به او نشان دهید که کارها و پروژه‌ها برایتان اهمیت دارد و ارتباطات صحیح توام با آگاهی، اطمینان و به موقع بودن به شما کمک خواهد کرد.
•  انتظارات و خواسته‎های خود را به طور شفاف با او در میان بگذارید.
•  با قوانین و مقررات سازمانی آشنا باشید و آن‌ها را به کار گیرید. مدیران ریزبین از اجرای دقیق مقررات و دستورالعمل‌ها لذت می‌برند.
•  از نحوه برخورد مدیر با دیگران تجربه کسب کنید. تجربیات تلخ سایر کارکنان را تکرار نکنید.