معرفی بهترین ابزارها، تکنیک‌ها و روش های مدیریت پروژه و کاربرد هر کدام

نوشته شده توسط زهرا مظاهری
زمان مطالعه: 8دقیقه
معرفی بهترین ابزارها، تکنیک‌ها و روش های مدیریت پروژه و کاربرد هر کدام

یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های هر مدیر پروژه‌ای، انتخاب بهترین تکنیک‌ و روش‌ برای مدیریت صحیح و کارآمد یک پروژه است. امروزه پروژه‌های مختلف و بسیار پیچیده‌ای در حوزه‌ها و صنایع مختلف وجود دارند که مدیریت آن‌ها بسیار کار حساس و دشواری است. هرچقدر هم یک مدیر پروژه توانایی مدیریت و دانش بالایی داشته باشد بدون استفاده از روش و تکنیک مناسب قادر به مدیریت چنین پروژه‌های بزرگی نخواهد بود.

مطلب مرتبط: فرصتهای استخدام مهندس صنایع و مدیر پروژه

آگهی استخدام

در این مقاله از سایت استخدام جاب ویژن قصد داریم بهترین و کارآمدترین تکنیک‌های و روش‌های مدیریت پروژه را به شما معرفی کنیم که در سرتاسر دنیا کاربرد دارند. اگر فارغ‌التحصیل مهندسی صنایع هستید و تمایل دارید به عنوان مدیر پروژه استخدام شوید بهتر است از قبل با این تکنیک‌ها آشنایی کافی داشته باشید. همچنین کارفرماها هم برای استخدام مدیر پروژه بهتر است میزان آشنایی و تسلط متقاضیان بر این تکنیک‌ها رو موردبررسی قرار دهند. در ادامه با ما همراه باشید تا دراین‌باره بیشتر صحبت کنیم.

ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه

یکی از مهم‌ترین نکاتی که هر مدیر پروژه باید به آن توجه کند این است که فقط یک مدل و روش برای مدیریت پروژه وجود ندارد و نمی‌توانید برای تمام پروژه‌ها از یک روش ثابت استفاده کنید. در حال حاضر، ده‌ها تکنیک و مدل مختلف برای مدیریت یک پروژه عظیم و پیچیده وجود دارد و انتخاب بهترین و مناسب‌ترین تکنیک، مستلزم مهارت و تجربه بالای مدیر پروژه است. در ادامه به معروف‌ترین و پرکاربردترین تکنیک‌های مدیریت پروژه در دنیا اشاره می‌کنیم:

1- روش مدیریتی چابک یا Agile

یکی از شناخته‌شده‌ترین متدلوژی‌های مدیریت پروژه، تکنیک Agileاست. این روش کاربرد گسترده‌ای دارد و برای اغلب پروژه‌های تکراری و افزایشی مناسب است. در این مدل، راه‌حل‌ها و خواسته‌ها و نیازها از طریق مشارکت و تلاش مشترک تیم‌ها و عملکرد متقابل تیم و مشتریان تکامل پیدا می‌کند. رویکرد مدیریت چابک در اصل برای توسعه نرم‌افزار ایجادشده و در پاسخ به ناکارآمدی روش مدیریت آبشاری به وجود آمده است.

مدیریت پروژه چابک بر مبنای ارزش‌ها و اصول مانیفست چابک شکل گرفته است که در سال 2001 توسط 13 رهبر صنعت در دنیا تدوین شده است. هدف این مانیفست کشف روش‌های بهتر توسعه نرم‌افزار به کمک ارائه ساختاری واضح و قابل‌اندازه‌گیری است که باعث توسعه تکراری، همکاری تیمی و شناسایی متغیرها می‌شود.

روش مدیریت چابک

این روش از 12 ارزش اساسی و کلیدی تشکیل شده که عبارت‌اند از:

  1. جلب رضایت مشتری از طریق تحویل به‌موقع نرم‌افزار
  2. پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر در طول فرآیند پروژه
  3. تحویل منظم اجزای مختلف پروژه
  4. همکاری و مشارکت بین سهامداران و توسعه‌دهندگان در طول پروژه
  5. انگیزه بخشی، ایجاد اعتماد و پشتیبانی از افراد درگیر
  6. افزایش تعاملات رودررو
  7. عملکرد و کارکرد صحیح محصول پروژه، معیار اصلی پیشرفت پروژه است.
  8. فرآیندهای چابک برای پشتیبانی از پروژه‌های با سرعت‌بالا و تغییرات مداوم مناسب است.
  9. توجه به جزئیات فنی و بهبود مداوم طراحی باعث افزایش چابکی می‌شود.
  10. سادگی و سهولت
  11. ترغیب اعضای تیم به خود مدیریتی
  12. بررسی همیشگی و ارائه راهکارها برای افزایش کارآمدی

روش مدیریتی چابک به خاطر سازگاری و انعطاف‌پذیری بالایی که دارد برای ارائه پروژه‌های پیچیده استفاده می‌شود. این مدل از شش اصل برای پیشرفت و توسعه محصول استفاده می‌کند که عبارت‌اند از: چشم‌انداز محصول، نقشه راه محصول، بک لاگ محصول (Product Backlog)، برنامه عرضه، بک لاگ اسپرینت (Sprint Backlog) و توسعه. این ویژگی‌ها باعث می‌شود مدیریت چابک به عنوان یکی از روش های مدیریت پروژه با انعطاف‌پذیری، بهبود مستمر، همکاری و ارائه نتایج با کیفیت بالا شناخته شود.

روش چابک برای چه پروژه‌هایی مناسب‌تر است؟

پروژه‌هایی که به انعطاف‌پذیری بالا و ایجاد تغییرات سریع نیاز دارند و دارای سطح پیچیدگی یا عدم اطمینان زیادی هستند. متدولوژی چابک مدلی جامع است که سایر متدها مثل اسکرام و کانبان را نیز در برمی‌گیرد.

2- روش مدیریت اسکرام Scrum

اسکرام یکی دیگر از رایج‌ترین روش های مدیریت پروژه است که از 6 اصل و ارزش تشکیل شده است: تعهد، جسارت، تمرکز، گشودگی و احترام. هدف اصلی این متد، توسعه، تحویل و نگهداشت محصولات پیچیده از طریق همکاری، پاسخگویی و پیشرفت مداوم است. چیزی که روش اسکرام را از سایر متدولوژی‌های مدیریت پروژه چابک متمایز می‌کند نحوه عملکرد آن با استفاده از نقش‌ها، رویداد‌ها و محصولات خاص است.

نقش‌های تیم اسکرام

  • صاحب محصول: کارشناس محصول که نماینده ذی‌نفعان و صدای مشتری است.
  • تیم توسعه: گروهی از متخصصین که محصول را تحویل می‌دهند (شامل توسعه‌دهندگان، برنامه‌نویسان، طراحان)
  • اسکرام مستر: رهبر تیم است که از درک و اجرای صحیح اصول اسکرام در طول پروژه اطمینان پیدا می‌کند.

رویدادهای اسکرام

  • اسپرینت Sprint: باکس‌های زمانی تکراری که در آن یک هدف محقق می‌شود. چارچوب زمانی در این مدل معمولاً از یک ماه تقویمی فراتر نمی‌رود و سازگار با مراحل توسعه پروژه است.
  • برنامه‌ریزی اسپرینت Sprint Planning: رویدادی که کل تیم در ابتدای هر اسپرینت دورهم جمع می‌شوند تا برای اسپرینت بعدی برنامه‌ریزی کنند.
  • اسکرام روزانه: جلسات 15 دقیقه‌ای که هرروز در یک زمان مشخص برگزار می‌شود و در آن، راجع به دستاوردهای روز گذشته و انتظارات برای روز بعد صحبت می‌شود.
  • مرور اسپرینت: یک جلسه غیررسمی در پایان هر اسپرینت که در آن، اعضای تیم در مورد پیشرفت و بازخوردهای مشتری بحث می‌کنند.
  • جلسه بازبینی و گذشته‌نگری Sprint retrospectives: جلسه‌ای که در آن، تیم اسکرام در مورد روند اسپرینت قبلی صحبت می‌کنند و راهکارهای برای پیشرفت اسپرینت بعدی ارائه می‌کنند.

مدل اسکرام برای چه پروژه‌هایی مناسب‌تر است؟

این مدل برای پروژه‌هایی که از تیم‌هایی با کمتر از 7 عضو تشکیل شده باشد و نیازمند رویکردی انعطاف‌پذیر برای ارائه محصول یا سرویس هستند بسیار مناسب است.

3- روش مدیریت پروژه کانبان Kanban

کانبان یکی دیگر از چارچوب‌های معروف روش چابک است و درست مانند روش اسکرام، بر تحویل زودهنگام به کمک همکاری و خود مدیریتی تیم‌ها تمرکز دارد. مفهوم این روش در خط تولید کارخانه‌های تویوتا در دهه 1940 به وجود آمد و هدف آن به این شرح است: ارائه نتایج باکیفیت بالا با ایجاد یک تصویر کلی از روند کار و شناسایی موانع و مشکلات در مراحل اولیه توسعه.

روش مدیریت کانبان

روش مدیریت پروژه کانبان از 6 اصل تشکیل شده است:

  1. تجسم و تصویرسازی
  2. محدود کردن کارهای در حال انجام
  3. مدیریت جریان
  4. سیاست‌گذاری شفاف و صریح
  5. استفاده از حلقه‌های بازخورد
  6. تکامل و پیشرفت تجربی و همکاری

متد کانبان با استفاده از نشانه‌ها و سرنخ‌های تصویری که مراحل مختلف توسعه را نشان می‌دهد به حداکثر کارایی و بازدهی دست پیدا می‌کند. عواملی که در این فرآیند دخیل هستند عبارت‌اند از تابلوی کانبان، کارت‌های کانبان و حتی جریان ارزش swimlane برای کسانی که به دنبال سازماندهی بیشتر هستند.

تابلوی کانبان: یک تخته یا تابلوی فیزیکی (تخته سفید به همراه استیکر و ماژیک) یا دیجیتال (مثل ابزارهای مدیریت پروژه)

کارت‌های کانبان: هر کارت یک وظیفه و مورد در روند کار را به تصویر می‌کشد. این کارت‌ها برای اطلاع‌رسانی پیشرفت به اعضای تیم استفاده می‌شوند و اطلاعاتی مثل وضعیت، زمان چرخه و مهلت‌‌های قریب‌الوقوع را نشان می‌دهند.

جریان و گردش کانبان: Swimlanes به‌صورت افقی جریان دارد و عناصری تصویری در تابلوی کانبان هستند که به شما این امکان را می‌دهند که با طبقه‌بندی آن‌ها، وظایف و موارد را جزئی‌تر تفکیک کنید. هدف از این روش، ارائه تصویر و نمای کلی بهتر از گردش کار است.

درحالی‌که هیچ قواعد و قوانین مشخصی برای کانبان وجود ندارد؛ اما استفاده از تابلوی کانبان مراحل توسعه و پروژه را از ابتدا و هنگام ایده پردازی، انجام پروژه و پایان کار را نشان می‌دهد. ساختار اصلی این تابلو بر اساس سه برچسب «to do»، «doing» و «Done» است.

کانبان هم مثل اغلب روش‌ های مدیریت پروژه از دل صنعت توسعه نرم‌افزار بیرون آمده است؛ بااین‌حال، به خاطر انعطاف‌پذیری بالای کانبان، این روش در صنایع مختلف استفاده می‌شود. تکنیک کانبان یکی از معدود روش‌ های مدیریت پروژه است که برای هر پروژه‌ای که نیاز به بهبود مستمر در طول فرآیند توسعه داشته باشد مناسب است.

روش کانبان برای چه پروژه‌هایی مناسب‌تر است؟

کانبان هم مثل اسکرام، بیشتر برای پروژه‌هایی با تعداد اعضای کم که به رویکردی انعطاف‌پذیر برای ارائه محصول و سرویس نیاز دارند مناسب است. روش مدیریتی کانبان همچنین برای فرآیندهای توسعه فردی هم کارایی بسیار بالایی دارد.

رزومه ساز

4- روش مدیریت پروژه ناب یا Lean

متدولوژی ناب بر به حداکثر رساندن ارزش مشتری تأکید دارد و درعین‌حال، هدر رفت و میزان اتلاف را به حداقل می‌رساند. هدف این روش، ایجاد ارزش بیشتر برای مشتری با استفاده از منابع کمتر است. مدل مدیریت پروژه ناب هم از صنعت تولید ژاپن بیرون آمده است و شعار آن این است: با حذف ضایعات و اتلاف، کیفیت بهبود پیدا می‌کند و زمان تولید و هزینه کاهش می‌یابد.

روش ناب یا Lean 3 اتلاف اصلی را شناسایی می‌کند: مودا، مورا و موری که به عنوان 3M هم شناخته می‌شوند.

  1. مودا Muda : مودا به معنی حذف اتلاف‌هاست و به هر فعالیت یا روشی گفته می‌شود که هیچ ارزش‌افزوده‌ای ندارد. علاوه بر این، به هر چیزی که باعث اتلاف وقت یا منابع بشود هم مودا گفته می‌شود.
  2. مورا Mura : مورا به معنی از بین بردن و حذف مغایرت‌ها و ناسازگاری‌ها درروند گردش کار و کمک به جریان و پیشرفت مساوی و یکسان اجزای مختلف پروژه است. به‌عنوان‌مثال، هنگام انتشار مجله، اگر سردبیر وقت زیادی را صرف ویرایش مقاله بکند به این معنی است که تیم طراحی قبل از رسیدن مهلت انتشار، زمان کمتری در اختیار خواهند داشت. بنابراین با کاهش زمان ویرایش، زمان مساوی در اختیار تمام بخش‌ها خواهید گذاشت.
  3. موری Muri: موری یعنی حذف اضافه‌بار و جلوگیری از کند شدن روند پروژه. این اصطلاح به مدیران و صاحبان کسب‌وکاری اشاره می‌کند که به خاطر مواردی مثل ضعف سازمان، روش‌های کار نامشخص و استفاده از ابزارهای نادرست، فشارهای غیرضروری به کارکنان و پروژه تحمیل می‌کنند.

روش مدیریتی لین یا ناب برای چه پروژه‌هایی مناسب‌تر است؟

به خاطر منشأ شکل‌گیری این روش، بسیاری فکر می‌کنند روش ناب مختص صنایع تولیدی است. اما این روش برای هر کسب‌وکار یا سازمانی که به دنبال فرآیند نیست و بیشتر علاقه‌مند به تغییر و تحول در مدیریت و انجام تجارت است مناسب است.

5- روش مدیریت پروژه آبشاری Waterfall

روش آبشاری یکی از ابزارها و روش ‌های مدیریت پروژه سنتی و قدیمی است که یک جریان خطی پی‌درپی و متوالی است که مثل آبشار از بالا به سمت پایین جریان پیدا می‌کند. هر مرحله پیش‌نیاز مرحله بعد است و تنها در صورت تکمیل یک مرحله می‌توان مرحله و فاز بعدی را شروع کرد. روش آبشاری که منشأ شکل‌گیری آن صنایع تولیدی و ساختمانی است به خاطر محیط فیزیکی ساختارگرایانه‌اش، فاقد انعطاف‌پذیری و اعمال تغییر در مراحل اولیه فرآیند تولید است و تنها در پایان، محصول نهایی به مشتری عرضه می‌شود.

مدل آبشاری

مدل مدیریت پروژه آبشاری اولین بار در سال 1970 و در مقاله وینستون رویس معرفی شد و تأکید می‌کند که تنها در صورت تکمیل مرحله و فاز فعلی می‌‌توان به مرحله بعد رفت. بر اساس این مدل، مراحل و فازهای پروژه به شرح زیر هستند:

  • نیازها و الزامات سیستم و نرم‌افزار
  • تحلیل و بررسی
  • طراحی
  • برنامه‌نویسی
  • آزمایش و تست
  • بهره‌برداری

روش ‌های مدیریت پروژه آبشاری بر اهمیت اسناد و مستندسازی تأکید دارند. هدف از این کار این است که اگر کارگری در جریان پروژه مجبور به ترک کار شد، جایگزین او بتواند با استفاده از اطلاعات ارائه‌شده در اسناد، کار را از همان‌جا که متوقف ‌شده ادامه بدهد.

روش مدیریت آبشاری برای چه پروژه‌هایی مناسب‌تر است؟

پروژه‌های عظیم که نیازمند مراحل دقیق و حساب‌شده و زمان‌بندی دقیق هستند و احتمال تغییر و غافلگیری درروند پروژه کم است می‌توانند از این روش بهره زیادی ببرند.

تحصیلات و موقعیت‌های شغلی مدیر پروژه

مدیر پروژه مسئولیت مدیریت صفر تا صدی یک پروژه را بر عهده دارد و با توجه به کوچک یا بزرگ بودن پروژه، مسئولیت‌های مختلفی دارد. مدیر پروژه یکی از مشاغلی است که تجربه و مهارت‌های عملی نقش مهمی در آن‌ها دارد؛ بااین‌حال، آشنایی با تکنیک‌ها و روش های مدیریت پروژه جدید در دنیا نیز به موفقیت بیشتر این افراد کمک می‌کند.

اکثر مدیران پروژه فارغ‌التحصیلان رشته مهندسی صنایع هستند و توانایی مدیریت و رهبری پروژه و تکنیک‌ها و روش های مدیریت پروژه را در حین تحصیل فراگرفته‌اند. بااین‌حال، فارغ‌التحصیلان رشته‌هایی مثل علوم کامپیوتر و IT، تجارت و مدیریت بازرگانی (MBA) و گرایش‌های مختلف مدیریت نیز می‌توانند عملکرد موفقی به عنوان مدیر پروژه داشته باشند.

مدرک تحصیلی کارشناسی برای اغلب موقعیت‌های استخدام مدیر پروژه کفایت می‌کند؛ ولی سازمان‌های بزرگ برای مدیریت پروژه‌های عظیم و حساس خود متقاضیان دارای مدرک کارشناسی ارشد و دکتری را در اولویت جذب قرار می‌دهند.

مطالب مرتبط: آگهی های اسنخدام مهندس صنایع

جمع‌بندی

مدیریت پروژه یکی از حساس‌ترین، چالش‌برانگیزترین و مهم‌ترین بخش‌های یک کسب‌وکار است. تحقیقات نشان می‌دهد، حدود 97% سازمان‌ها معتقدند استخدام مدیر پروژه برای موفقیت و بهبود عملکرد کسب‌وکار لازم و ضروری است. مدیر پروژه‌ها معمولاً در رشته‌های مهندسی صنایع و رشته‌های مرتبط با IT تحصیل‌کرده‌اند و با استفاده از روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه، دستیابی به اهداف تعیین‌شده را محقق می‌کنند.

در این مقاله برخی از معروف‌ترین و پرکاربردتری روش های مدیریت پروژه در ایران و دنیا را خدمت شما معرفی کردیم و در مورد اجزای هر تکنیک و کاربرد آن‌ها صحبت کردیم. امیدواریم با مطالعه این مقاله دید بهتر و جامع‌تری از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه پیدا کرده باشید.

منبع: zenkit.com

بدون دیدگاه