با بهترین نرم افزارهای حسابداری آشنا شوید

انتخاب نرم‌افزار حسابداری فقط به مقایسه چند برنامه شناخته‌شده محدود نمی‌شود. برنامه‌ای که با نوع فعالیت، تعداد کاربران و شیوه گزارش‌گیری کسب‌وکار هماهنگ باشد، ثبت اطلاعات مالی را ساده‌تر می‌کند و احتمال بروز خطاهای پرهزینه را کاهش می‌دهد. در این راهنما، معیارهای انتخاب و بهترین نرم افزارهای حسابداری را بررسی می‌کنیم تا بتوانید پیش از تهیه یک برنامه، گزینه‌ها را بر اساس نیازهای مجموعه خود بسنجید.

در این مقاله از سایت استخدام جاب ویژن، علاوه بر معرفی بهترین نرم افزارهای حسابداری، توضیح می‌دهیم که هر محصول برای چه نوع کسب‌وکاری مناسب‌تر است و هنگام دریافت نسخه آزمایشی باید چه مواردی را بررسی کنید.

چه کسب‌وکارهایی به نرم‌افزار حسابداری نیاز دارند؟

هر مجموعه‌ای که با خرید، فروش، دریافت، پرداخت، موجودی کالا، پرداخت به کارکنان یا تعهد مالی سروکار دارد، باید اطلاعات خود را به‌طور منظم ثبت کند. یک فروشگاه کوچک ممکن است که تنها به صدور فاکتور، اتصال به تجهیزات فروشگاهی و کنترل موجودی نیاز داشته باشد؛ اما یک شرکت پیمانکاری باید بتواند میزان هزینه و میزان درآمد هر پروژه، صورت‌وضعیت‌ها، قراردادها و… را به‌طور جداگانه بررسی کند.

ثبت دستی اطلاعات شاید برای فعالیتی با تعداد بسیار محدود تراکنش‌ها کافی به نظر برسد، اما با افزایش حجم اسناد، احتمال ثبت تکراری، گم‌شدن مدارک و دشواری تهیه گزارش بیشتر می‌شود. یک نرم‌افزار حسابداری مناسب می‌تواند اطلاعات مالی را یکپارچه نگه دارد، دسترسی کاربران را کنترل کند و گزارش‌های موردنیاز مدیران و حسابداران را آماده کند.

شرکت‌های خدماتی، بازرگانی، تولیدی و پیمانکاری، فروشگاه‌ها، رستوران‌ها، مراکز درمانی، مؤسسه‌های آموزشی و کسب‌وکارهای آنلاین نیازهای یکسانی ندارند. بنابراین، بهترین نرم افزارهای حسابداری برای همه آن‌ها یک فهرست ثابت نیستند و انتخاب نهایی باید پس از بررسی فرآیندهای مالی هر مجموعه انجام شود.

برای مشاهده آگهی‌های استخدام حسابدار کلیک کنید.

چطور بهترین نرم‌افزار حسابداری را انتخاب کنیم؟

در ابتدا فرآیندهای مالی مجموعه را به‌طور دقیق مشخص کنید. تعداد فاکتورهای ماهانه، کاربران و شعب، نوع کالا یا خدمت، روش محاسبه بهای تمام‌شده و گزارش‌های مالیاتی موردنیاز، محدوده انتخاب میان برنامه‌های مختلف را مشخص می‌کنند. معیارهای زیر به شما کمک می‌کنند که بهترین نرم افزارهای حسابداری را متناسب با کسب‌وکار خود پیدا کنید.

نوع فعالیت و نیازهای تخصصی را مشخص کنید

امکانات پایه‌ای مانند ثبت سند، دریافت و پرداخت و گزارش حساب‌ها در بسیاری از محصولات حسابداری وجود دارند؛ اما نیازهای تخصصی متفاوت هستند. یک فروشگاه به بارکدخوان، صندوق فروش، تعریف تخفیف، کنترل موجودی و ثبت سریع فاکتور نیاز دارد. یک شرکت تولیدی باید مواد اولیه، فرمول تولید، گردش کالا و بهای تمام‌شده را مدیریت کند. در یک شرکت پیمانکاری نیز ثبت قرارداد، تفکیک میزان هزینه‌های هر پروژه و تهیه گزارش‌های مرتبط با کارگاه اهمیت دارند.

فهرستی از فرآیندهای ضروری، امکانات مفید و قابلیت‌های غیرضروری تهیه کنید. این دسته‌بندی مانع از آن می‌شود که برای امکاناتی هزینه کنید که مورداستفاده مجموعه قرار نمی‌گیرند یا محصولی بخرید که یکی از نیازهای اصلی را پوشش نمی‌دهد.

اندازه مجموعه و تعداد کاربران را در نظر بگیرید

تعداد کاربران، سطح دسترسی هر فرد، تعداد شرکت‌ها و شعب و حجم اطلاعات بر انتخاب نرم‌افزار اثر می‌گذارند. برای مثال، در یک مجموعه چندشعبه‌ای باید مشخص شود که اطلاعات شعب چگونه تجمیع می‌شوند و مدیر مالی با چه سطحی از جزئیات به گزارش‌ها دسترسی دارد.

اگر چند نفر با سیستم کار می‌کنند، امکان تعریف نقش کاربری و ثبت سابقه عملیات اهمیت زیادی دارد. صندوقدار، انباردار، حسابدار و مدیر نباید لزوماً به همه بخش‌ها دسترسی یکسانی داشته باشند. همچنین، بهتر است که امکان افزایش تعداد کاربران و افزودن زیرسیستم‌های جدید را پیش از خرید بررسی کنید.

نسخه ویندوزی، تحت وب یا ابری را مقایسه کنید

نرم‌افزار ویندوزی معمولاً روی رایانه یا سرور مجموعه نصب می‌شود و نگهداری نسخه پشتیبان و زیرساخت تا حد زیادی برعهده کسب‌وکار است. در نرم‌افزار تحت وب یا ابری، دسترسی از مکان‌های مختلف ساده‌تر است؛ اما کیفیت اینترنت، سیاست نگهداری اطلاعات، محل ذخیره داده‌ها و شرایط خروجی گرفتن باید بررسی شوند.

هیچ‌کدام از این روش‌ها به‌طور مطلق برتر نیستند. اگر قصد دارید که از چند شعبه به اطلاعات دسترسی داشته باشید، راهکار ابری یا تحت وب می‌تواند مناسب‌تر باشد. اگر اتصال پایدار به اینترنت ندارید یا سیاست داخلی مجموعه نگهداری اطلاعات روی سرور اختصاصی است، نسخه ویندوزی می‌تواند انتخاب بهتری باشد.

برقراری ارتباط با سامانه‌ها و ابزارهای دیگر را بررسی کنید

یکپارچگی با سامانه مودیان، فروشگاه اینترنتی، دستگاه کارت‌خوان، بارکدخوان، نرم‌افزار محاسبه حقوق و دستمزد، مدیریت مشتری و سیستم انبار می‌تواند ورود تکراری اطلاعات را کاهش دهد. از فروشنده یا پشتیبان نرم‌افزار بخواهید که نحوه انتقال اطلاعات، محدودیت‌ها و میزان هزینه راه‌اندازی آن را به‌طور واضح توضیح دهد.

برای نیازهای مالیاتی نیز باید مشخص شود که نرم‌افزار موردنظر چه گزارش‌ها و فایل‌هایی را آماده می‌کند و ارسال نهایی اطلاعات برعهده چه فردی است. استفاده از نرم‌افزار، وظیفه بررسی صحت اسناد و رعایت مقررات را از حسابدار یا مدیر مالی سلب نمی‌کند.

سطح امنیت، پشتیبان‌گیری و دسترسی کاربران را بسنجید

امکان تهیه نسخه پشتیبان، بازیابی اطلاعات، تعیین سطح دسترسی و مشاهده سابقه تغییرات از معیارهای مهم هستند. بپرسید که نسخه پشتیبان کجا ذخیره می‌شود، بازیابی آن چگونه انجام می‌شود و در صورت خرابی سیستم یا قطع همکاری با فروشنده، اطلاعات با چه قالبی تحویل داده می‌شوند.

اگر محصول ابری است، شرایط محرمانگی، روش ورود کاربران و سیاست نگهداری داده‌ها را بخوانید. اگر محصول روی سیستم مجموعه نصب می‌شود، برنامه مشخصی برای تهیه نسخه پشتیبان در چند محل و آزمون دوره‌ای بازیابی اطلاعات داشته باشید.

میزان هزینه نهایی را محاسبه کنید

قیمت اولیه تنها بخشی از مبلغ پرداختی است. میزان هزینه نصب، انتقال اطلاعات، آموزش، پشتیبانی، تمدید خدمات، افزایش کاربر، خرید زیرسیستم و اتصال به ابزارهای دیگر نیز باید محاسبه شوند. از فروشنده یا پشتیبان بخواهید که همه این موارد را به‌طور جداگانه و مکتوب اعلام کند تا محصولات را با دقت بیشتری مقایسه کنید.

نسخه رایگان می‌تواند برای آشنایی اولیه یا مدیریت مالی شخصی مفید باشد؛ اما محدودیت تعداد سند، کاربر، گزارش، پشتیبان‌گیری و امکانات مالیاتی باید پیش از استفاده حرفه‌ای بررسی شوند. انتقال اطلاعات از یک نسخه رایگان به محصول دیگر نیز همیشه ساده نیست.

با حسابدار و کاربران اصلی مشورت کنید

یک حسابدار باتجربه می‌تواند تشخیص دهد که ساختار کدینگ، گزارش‌ها و گردش ثبت اسناد با نیازهای مجموعه هماهنگ هستند یا خیر. کاربری که هر روز فاکتور ثبت می‌کند نیز می‌تواند سرعت، ترتیب مراحل و دشواری کار با برنامه را ارزیابی کند. تصمیم نهایی بهتر است که با مشارکت مدیر، حسابدار و کاربران اصلی گرفته شود.

مطلب مرتبط: راهنمای قدم به قدم استخدام حسابدار

مزایای استفاده از برنامه‌های حسابداری و مالی چیست؟

• ثبت اطلاعات اسناد، دریافت‌ها و پرداخت‌ها به‌طور منظم
• کاهش ورود تکراری اطلاعات در صورت یکپارچگی سیستم‌ها
• محاسبه و گزارش‌گیری سریع‌تر از فروش، موجودی، سود و زیان، بدهکاران و بستانکاران
• کنترل بهتر گردش نقدی و سررسید چک‌ها
• تفکیک دسترسی کاربران بر اساس یک نقش حرفه‌ای مشخص
• ثبت سابقه عملیات و امکان پیگیری تغییرات، در صورت پشتیبانی نرم‌افزار
• تهیه گزارش‌های مدیریتی برای تصمیم‌گیری درباره خرید، فروش و میزان هزینه‌ها
• امکان توسعه سیستم با افزودن کاربر، شعبه یا زیرسیستم در محصولات مناسب

این مزایا زمانی به دست می‌آیند که کدینگ حساب‌ها، دسترسی‌ها و گردش کار به‌طور کامل تنظیم شده باشند و کاربران آموزش ببینند. خرید یکی از بهترین نرم افزارهای حسابداری بدون استقرار مناسب، لزوماً نظم مالی را به دنبال ندارد.

چالش‌های استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری

• وابستگی به کیفیت اطلاعات ورودی: ثبت ناقص یا اشتباه اطلاعات، گزارش‌های نادرستی را به دنبال دارد.
• نیاز به آموزش: کاربران باید روش ثبت، اصلاح و گزارش‌گیری را یاد بگیرند و از روش یکسانی پیروی کنند.
• انتقال اطلاعات: جابه‌جایی از نرم‌افزار قبلی ممکن است که به پاک‌سازی داده‌ها، تطبیق کدینگ و کنترل مانده حساب‌ها نیاز داشته باشد.
• میزان هزینه‌های جانبی: آموزش، پشتیبانی، افزودن کاربر و خرید زیرسیستم‌ها می‌توانند مبلغ نهایی را افزایش دهند.
• امنیت و کنترل داخلی: دسترسی بیش از حد کاربران یا نبود نسخه پشتیبان، احتمال بروز مشکل را بیشتر می‌کند.
• وابستگی به ارائه‌دهنده نرم‌افزار: کیفیت پاسخ‌گویی، تداوم ارائه به‌روزرسانی و امکان دریافت خروجی از اطلاعات باید پیش از خرید ارزیابی شوند.

برای کاهش این چالش‌ها، یک نفر را به‌عنوان مسئول هماهنگی استقرار مشخص کنید، نسخه پشتیبان را به‌طور منظم آزمایش کنید و تغییرات مهم در کدینگ یا تنظیمات را مستند نگه دارید.

مطلب مرتبط: شرایط، تحصیلات و مهارت‌های مورد نیاز برای استخدام کمک حسابدار

مقایسه بهترین نرم افزارهای حسابداری

جدول زیر برای مقایسه اولیه تهیه شده است و جای دریافت دمو و بررسی قرارداد را نمی‌گیرد. امکانات هر محصول به نسخه و زیرسیستم‌های انتخابی بستگی دارند؛ بنابراین، پیش از خرید باید فهرست امکانات همان نسخه را از فروشنده دریافت کنید.

معرفی بهترین نرم افزارهای حسابداری

در ادامه، نرم افزارهای حسابداری معروف را بر اساس اطلاعات منتشرشده توسط ارائه‌دهندگان معرفی می‌کنیم. قرارگرفتن نام یک محصول در این فهرست به معنی برتری قطعی آن نیست. بهترین انتخاب زمانی مشخص می‌شود که نسخه آزمایشی با نیازهای روزانه مجموعه شما ارزیابی شود.

نرم‌افزار حسابداری هلو

هلو در میان محصولات شناخته‌شده حسابداری برای اصناف و فروشگاه‌ها قرار دارد و در وب‌سایت آن، راهکارهایی برای فعالیت‌های فروشگاهی، شرکتی و تولیدی معرفی شده‌اند. جزئیات امکانات بر اساس نسخه و گروه فعالیت تفاوت دارند؛ بنابراین، باید نسخه متناسب با کسب‌وکار انتخاب شود.

یک فروشگاه بهتر است که ثبت سریع فاکتور، مدیریت کالا، اتصال به بارکدخوان و چاپگر، گزارش فروش و امکانات مرتبط با مقررات مالیاتی را در دمو آزمایش کند. یک شرکت نیز باید ساختار حساب‌ها، گزارش‌های مالی، تعداد کاربران و قابلیت افزودن زیرسیستم‌ها را بررسی کند.

مطالب مرتبط: آگهی های استخدام حسابدار

نرم‌افزار حسابداری شرکتی سپیدار

سپیدار محصول شرکت همکاران سیستم است و بسته‌های بازرگانی، خدماتی، تولیدی، پیمانکاری و پخش و سفارش‌گیری را برای شرکت‌های کوچک و متوسط معرفی کرده است. هر بسته از سیستم‌ها و زیرسیستم‌های متناسب با همان نوع فعالیت تشکیل می‌شود و امکان انتخاب امکانات موردنیاز را فراهم می‌کند.

برای یک شرکت پیمانکاری، قابلیت ثبت قراردادها، کنترل میزان هزینه و میزان درآمد هر پروژه، صورت‌وضعیت و گزارش‌های تفکیکی اهمیت دارد. برای یک شرکت تولیدی نیز موجودی انبار، سفارش کار، مواد اولیه و بهای تمام‌شده مهم هستند. هنگام خرید نرم‌افزار سپیدار، فهرست زیرسیستم‌ها و میزان هزینه هر بخش را به‌طور جداگانه دریافت کنید.

نرم‌افزار حسابداری محک

نرم‌افزار محک محصولات فروشگاهی، شرکتی، خدماتی و تولیدی را در سطوح مختلف عرضه می‌کند. نسخه مناسب باید با توجه به نوع فعالیت، تعداد کاربران، تعداد شعب و گزارش‌های موردنیاز انتخاب شود. وجود نسخه‌های متعدد به کسب‌وکار امکان انتخاب می‌دهد، اما لازم است که سطوح مختلف را به‌طور دقیق مقایسه کنید.

برای ارزیابی محک، چند عملیات روزانه مانند ثبت خرید و فروش، برگشت از فروش، دریافت و پرداخت، کنترل موجودی و تهیه گزارش را در نسخه آزمایشی انجام دهید. اگر چند کاربر هم‌زمان از برنامه استفاده می‌کنند، سرعت شبکه و سطح دسترسی‌ها نیز باید آزمایش شوند.

نرم‌افزارهای حسابداری قیاس

قیاس راهکارهای شرکتی و فروشگاهی را در بسترهای ویندوز، وب، ابری و اندروید معرفی می‌کند. این تنوع برای مجموعه‌ای که به دسترسی از محل‌های مختلف نیاز دارد، قابل بررسی است. پیش از انتخاب، مشخص کنید که کاربران با چه دستگاهی وارد سیستم می‌شوند، اطلاعات کجا نگهداری می‌شوند و تهیه نسخه پشتیبان و بازیابی آن چگونه انجام می‌شود. همچنین، سرعت ثبت اسناد و گزارش‌گیری را با حجم اطلاعات نزدیک به شرایط مجموعه خود بسنجید.

در بلاگ جاب ویژن بخوانید: کارآموزی حسابداری چیست و چه تاثیری بر موفقیت حسابدار دارد؟

نرم‌افزارهای حسابداری پارمیس

پارمیس محصولات متنوعی را برای فروشگاه‌ها، شرکت‌های خدماتی و بازرگانی، مجموعه‌های تولیدی و سازمان‌های بزرگ‌تر معرفی می‌کند. پارمیس پرو بیشتر برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط مطرح است و پارمیس استار مجموعه‌ای از زیرسیستم‌های مالی و مدیریتی را در قالب یک راهکار یکپارچه ارائه می‌دهد.

اگر به اتصال فروشگاه اینترنتی، صندوق فروشگاهی، انبار یا تجهیزات فروش نیاز دارید، سازگاری نسخه انتخابی را به‌طور دقیق بررسی کنید. در یک شرکت تولیدی نیز امکانات مرتبط با مواد اولیه، فرمول تولید، انبار و بهای تمام‌شده باید با روش حسابداری مجموعه تطبیق داده شوند.

نرم‌افزار حسابداری حسابگر شایگان سیستم

شایگان سیستم نرم‌افزار حسابگر را برای مدیریت امور مالی و بازرگانی عرضه می‌کند و برای شبکه‌های پخش نیز راهکار تخصصی معرفی کرده است. این محصول برای شرکت‌هایی قابل بررسی است که می‌خواهند حسابداری، خزانه‌داری، خرید، فروش و انبار را در یک جریان کاری به هم متصل کنند. در نسخه دمو، فرآیند فروش، برگشت کالا، دریافت چک، گزارش انبار و بستن دوره مالی را اجرا کنید. اگر شرکت چند شعبه یا شبکه پخش دارد، روش تبادل اطلاعات، مدیریت کاربران و گزارش تجمیعی را نیز به‌طور دقیق بررسی کنید.

نرم‌افزارهای حسابداری آرین سیستم

آرین سیستم راهکارهای مالی و اداری یکپارچه ارائه می‌کند و محصول فرداد را نیز برای شرکت‌های بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری معرفی کرده است. چنین ساختاری می‌تواند برای مجموعه‌ای مناسب باشد که به برقراری ارتباط میان بخش مالی و خزانه‌داری، انبار، فروش یا منابع انسانی نیاز دارد. دامنه پروژه استقرار را پیش از بستن قرارداد مشخص کنید. انتقال مانده حساب‌ها، تعریف کدینگ، آموزش کاربران، تهیه گزارش‌های اختصاصی و اتصال زیرسیستم‌ها باید زمان‌بندی و میزان هزینه مشخصی داشته باشند.

بهترین نرم افزارهای حسابداری شرکتی چه ویژگی‌هایی دارند؟

بهترین نرم افزارهای حسابداری شرکتی باید علاوه بر ثبت اسناد، امکان کنترل دسترسی، تعریف سطوح حساب، گزارش‌گیری تفصیلی و توسعه متناسب با رشد شرکت را فراهم کنند. اتصال میان بخش‌های حسابداری، خزانه‌داری، فروش، انبار، حقوق و دستمزد و دارایی ثابت نیز برای بسیاری از شرکت‌ها اهمیت دارد.

در انتخاب محصول شرکتی، این پرسش‌ها را مطرح کنید:

• آیا می‌توان چند شرکت یا چند سال مالی را مدیریت کرد؟
• آیا دسترسی هر کاربر به فرم‌ها، حساب‌ها و گزارش‌ها محدود می‌شود؟
• آیا سابقه ثبت، ویرایش و حذف اطلاعات قابل پیگیری است؟
• آیا گزارش‌ها در قالب‌های رایج خروجی داده می‌شوند؟
• آیا زیرسیستم‌های جدید بدون انتقال دوباره اطلاعات افزوده می‌شوند؟
• برنامه برای سامانه مودیان و تغییرات مالیاتی چه راهکاری ارائه می‌کند؟
• هزینه پشتیبانی، آموزش و به‌روزرسانی چگونه محاسبه می‌شوند؟

یک مدیر مالی باید پاسخ این پرسش‌ها را همراه با کاربران اصلی بررسی کند. قابلیت‌های فراوان زمانی ارزش دارند که با شرح وظایف تیم مالی و فرآیندهای شرکت هماهنگ باشند.

بهترین نرم‌افزار برای فروشگاه، شرکت پیمانکاری و امور مالیاتی

نوع فعالیت کسب‌وکار، امکانات موردنیاز نرم‌افزار را مشخص می‌کند. برای انتخاب گزینه مناسب باید فرآیندهای فروشگاهی، پیمانکاری یا مالیاتی مجموعه را به‌طور جداگانه بررسی کنید. در ادامه، معیارهای مهم هر حوزه را توضیح می‌دهیم.

انتخاب نرم‌افزار حسابداری برای فروشگاه‌ها

یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی مناسب باید ثبت فاکتور را سریع کند و اطلاعات کالا، موجودی، تخفیف، مشتری و دریافت وجه را یکپارچه نگه دارد. اتصال پایدار به بارکدخوان، چاپگر فاکتور، ترازو یا صندوق فروش نیز باید با تجهیزات همان فروشگاه آزمایش شود. اگر چند شعبه دارید، نحوه مشاهده موجودی هر شعبه و گزارش تجمیعی فروش را بررسی کنید.

انتخاب نرم‌افزار حسابداری برای پروژه پیمانکاری

در حسابداری در زمینه پیمانکاری، تفکیک مالی هر پروژه اهمیت زیادی دارد. نرم‌افزار حسابداری باید امکان تعریف قرارداد، کارفرما، پروژه، هزینه‌ها، صورت‌وضعیت، دریافت و پرداخت و گزارش سود و زیان هر پروژه را فراهم کند. روش ثبت سپرده‌ها، کسورات و میزان هزینه‌های مشترک نیز باید با فرآیندهای شرکت هماهنگ باشد.

انتخاب نرم‌افزار حسابداری برای امور مالیاتی

در بخش مالیاتی، به‌روز بودن نرم‌افزار و کیفیت پشتیبانی اهمیت زیادی دارند. نحوه آماده‌سازی و ارسال اطلاعات، کنترل خطاها، نگهداری سوابق و دسترسی به گزارش‌های لازم را بررسی کنید. بهتر است که فروشنده در نسخه دمو، یک سناریو را از ثبت سند تا تهیه خروجی مرتبط به‌طور کامل اجرا کند. تأیید نهایی اطلاعات و ارسال آن‌ها باید مطابق شرح وظایف تعیین‌شده در شرکت انجام شوند.

آیا استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری رایگان انتخاب مناسبی است؟

یک برنامه حسابداری رایگان می‌تواند برای مدیریت میزان هزینه‌های شخصی، تمرین یا ارزیابی رابط کاربری مفید باشد. بااین‌حال، کسب‌وکار باید محدودیت‌های آن را به‌طور کامل بداند. سقف تعداد سند یا کالا، نبود چندکاربری، محدودیت گزارش‌ها، نبود پشتیبانی و دشواری انتقال اطلاعات از مواردی هستند که می‌توانند استفاده بلندمدت را با مشکل روبه‌رو کنند.

پیش از ثبت اطلاعات اصلی، امکان خروجی گرفتن، تهیه نسخه پشتیبان و انتقال به نسخه حرفه‌ای را آزمایش کنید. رایگان بودن نباید تنها معیار انتخاب باشد؛ زیرا میزان هزینه اصلاح اطلاعات یا تغییر نرم‌افزار می‌تواند از قیمت خرید یک محصول مناسب بیشتر شود.

نرم‌افزار حسابداری موبایل چه کاربردی دارد؟

برخی از ارائه‌دهندگان، اپلیکیشن موبایل یا نسخه تحت وب را برای دسترسی به گزارش‌ها، ثبت فروش یا مدیریت مالی شخصی عرضه می‌کنند. نسخه موبایل همیشه جایگزین کامل نرم‌افزار شرکتی نیست و ممکن است که تنها بخشی از امکانات نسخه اصلی را ارائه دهد.

پیش از نصب، محصول را از وب‌سایت رسمی یا فروشگاه معتبر دریافت و مجوزهای دسترسی آن را بررسی کنید. شیوه همگام‌سازی، امکان استفاده بدون اینترنت، پشتیبان‌گیری و جداسازی اطلاعات شخصی از اطلاعات شرکتی نیز باید مشخص باشند. وضعیت نسخه اندروید و iOS ممکن است که تغییر کند؛ بنابراین، موجود بودن نسخه سازگار با دستگاه خود را در زمان انتخاب کنترل کنید.

چک‌لیست دریافت دمو و آزمایش نرم‌افزار

برای انتخاب بهترین نرم افزارهای حسابداری، مشاهده یک ارائه تبلیغاتی کافی نیست. از فروشنده بخواهید که سناریوهای زیر را با داده آزمایشی اجرا کند:

1. تعریف حساب، کالا، مشتری و کاربر جدید
2. ثبت خرید، فروش، برگشت و دریافت یا پرداخت
3. اصلاح یک سند و مشاهده سابقه تغییر آن
4. کنترل موجودی یا میزان هزینه‌های یک پروژه
5. تهیه گزارش سود و زیان، گردش حساب و سررسید چک‌ها
6. تعیین سطح دسترسی برای دو نقش متفاوت
7. تهیه نسخه پشتیبان و نمایش مراحل بازیابی
8. گرفتن خروجی از اطلاعات و گزارش‌ها
9. نمایش اتصال‌های موردنیاز مجموعه
10. توضیح میزان هزینه خرید، استقرار، آموزش و پشتیبانی

نتیجه هر آزمون را ثبت و محصولات را با معیارهای یکسان مقایسه کنید. اگر کاربران اصلی در جلسه حضور داشته باشند، مشکلات کاربری و کمبودهای فرآیندی زودتر مشخص می‌شوند.

اشتباهات رایج هنگام خرید نرم‌افزار حسابداری

خرید محصول فقط به دلیل شهرت برند، یکی از خطاهای رایج است. نرم افزارهای حسابداری معروف نیز نسخه‌ها و کاربردهای متفاوتی دارند و ممکن است که محصول شناخته‌شده با نیاز یک مجموعه خاص هماهنگ نباشد. انتخاب ارزان‌ترین بسته بدون محاسبه میزان هزینه‌های جانبی یا خرید کامل‌ترین بسته بدون نیاز حرفه‌ای نیز تصمیم مناسبی نیست.

خطای دیگر، انتقال فوری همه اطلاعات بدون پاک‌سازی و تطبیق مانده‌ها است. پیش از شروع بهره‌برداری، کدینگ حساب‌ها، اطلاعات اشخاص و کالاها و مانده حساب‌ها باید کنترل شوند. همچنین، بهتر است که مدت زمان کوتاهی برای اجرای موازی و کنترل گزارش‌های کلیدی در نظر گرفته شود.

جمع‌بندی

بهترین نرم افزارهای حسابداری محصولاتی نیستند که صرفاً امکانات بیشتری دارند؛ انتخاب مناسب باید با نوع فعالیت، اندازه مجموعه، فرآیندهای مالی، تعداد کاربران و بودجه هماهنگ باشد. هلو، سپیدار، محک، قیاس، پارمیس، حسابگر شایگان سیستم و محصولات آرین سیستم هرکدام برای گروهی از نیازها راهکارهایی ارائه می‌کنند، اما نسخه نهایی باید در یک نسخه دمو و با سناریوهای خود کسب‌وکار بررسی شود.

پیش از خرید، امکانات ضروری را بنویسید، میزان هزینه کل را محاسبه کنید، شرایط پشتیبانی و مالکیت اطلاعات را بخوانید و بازیابی نسخه پشتیبان را آزمایش کنید. این بررسی به شما کمک می‌کند که از میان بهترین نرم افزارهای حسابداری، محصولی را انتخاب کنید که ثبت و کنترل امور مالی را ساده‌تر کند و همراه با رشد مجموعه قابل توسعه باشد.